Niveles de caja
Para qué sirve
En un grifo el efectivo pasa por muchas manos: el playero cobra en la isla, entrega al cajero, el cajero paga gastos, deposita en el banco… MDSYS Grifos organiza ese recorrido en niveles de caja para que cada sol tenga siempre un dueño identificado (una persona en una estación) y nadie se quede con dinero "de todos".
Esta página explica el modelo. Las pantallas concretas están en:
- Mi caja operativa y su bandeja Por recibir.
- Cajas recaudadoras (supervisión de las cajas de los vendedores).
- Tesorería y cajas (histórico, entregas por confirmar, egresos y depósitos).
Los niveles
| Nivel | Nombre en el sistema | De quién es | Cuánto dura | Qué puede hacer |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Caja recaudadora | De cada persona que vende (playero, cajero, administrador, vendedor de market), por estación | Un día operativo | Solo cobra (ventas y recaudos) y entrega lo cobrado a una caja operativa |
| 2 | Caja operativa | De cada usuario con el permiso Permisocaja.operativa, por estación | Hasta que su dueño la cierra con arqueo; el saldo se arrastra a la siguiente | Recibe entregas y traspasos, paga (gastos, adelantos, proveedores, rendiciones), deposita al banco, recibe cobranzas y anticipos |
| — | Caja de estación (histórico) y Caja de isla (histórico) | Del modelo anterior | Ya no se abren | Solo se consultan (movimientos y PDF de arqueo) |
:::info Una de cada una, por persona y estación Cada persona puede tener una sola caja recaudadora abierta y una sola caja operativa abierta en cada estación. Si trabajas en dos estaciones, tienes cajas separadas en cada una. :::
Nivel 1 · Caja recaudadora
- Es obligatoria para vender. Nadie vende (POS, venta desde el panel, contingencia, ventas offline) sin tener su caja recaudadora abierta. Si no la tiene, el sistema responde «Abre tu caja antes de vender.» y no consume ningún número de comprobante.
- Se abre en el POS: al entrar sin caja aparece la ventana Abrir mi caja («¿Con cuánto sencillo empiezas?»), y también se abre desde Mi caja. Declaras tu sencillo o Fondo de cambio (el dinero propio con el que empiezas, por ejemplo S/ 100.00; puede ser S/ 0.00). Ese fondo es aparte: no entra al libro de la caja y vuelve contigo al final.
- Día operativo: es el del turno en curso al abrirla. Un turno nocturno pertenece al día en que empieza: una caja abierta a las 22:10 del 23/10 sigue siendo "del 23" a las 02:00 del 24 mientras dure ese turno.
- Solo cobra: entran las ventas en efectivo y los recaudos de terceros (por ejemplo cuotas GNV); salen solo las entregas a una caja operativa y los ajustes del cuadre. No se pueden pagar gastos desde ella.
- Toda venta "cae" en la recaudadora de quien vende, aunque se cobre con tarjeta, Yape o a crédito: así se controla por persona el total vendido. Pero solo el efectivo suma al saldo de la caja (ver Medios de pago).
- Entregas parciales: el vendedor puede entregar parte de su efectivo cuando quiera (por ejemplo cuando pasa el Límite de efectivo en isla) a la caja operativa que elija.
- Cierre del día: al terminar la jornada, el vendedor cuenta todo y entrega TODO a una caja operativa (su fondo de cambio vuelve con él). Mientras tenga abierta una caja de un día anterior, no puede abrir otra ni vender (por ejemplo «Cierra tu caja del 2026-10-23 antes de vender.»).
Cómo se usa desde el POS (abrir, entregar, cerrar mi caja del día, imprimir constancias) se explica en la sección POS de isla. El cuadre por turno de cada recaudadora se explica en Turnos.
Nivel 2 · Caja operativa
- Es personal: la abre el cajero, el administrador o el administrador de estación (quien tenga
Permiso
caja.operativa) y solo su dueño la mueve. - Recibe las entregas de las recaudadoras y los traspasos de otras cajas operativas, pero solo cuando su dueño las confirma (segunda firma). Hasta entonces el dinero sigue siendo de quien lo envió.
- De ella sale todo el efectivo de la estación: gastos y adelantos, depósitos al banco, pagos a proveedores, devoluciones de anticipos y rendiciones GNV. En efectivo también entran las cobranzas y anticipos de clientes.
- Nunca recibe cobros de ventas directamente (esos van a la recaudadora del vendedor).
- Se cierra con arqueo (cuentas el efectivo y lo comparas con lo que dice el libro) y su saldo real se arrastra a la siguiente apertura. Ver Arrastre de saldo y permisos.
Histórico: caja de estación y caja de isla
Antes existía una caja de estación compartida y una caja de isla por playero y turno. Ambas se retiraron:
- Ya no se pueden abrir. Si alguien lo intenta, el sistema responde «La caja de la estación fue retirada: abre tu caja operativa.».
- Las cerradas siguen visibles en Tesorería y cajas › Cajas de la estación con sus movimientos y su PDF de arqueo.
- Si al migrar quedó una caja de estación abierta, desde ese histórico se puede Cerrar con arqueo (ver Tesorería y cajas).
Flujo del dinero
Ejemplo de un día:
- Rosa abre su caja recaudadora a las 06:00 con un fondo de S/ 100.00.
- Vende 60 galones de diésel a S/ 16.49 = S/ 989.40 en efectivo, más ventas con tarjeta por S/ 450.00 (estas van a la cuenta bancaria del medio de pago, no a su caja).
- A las 11:00 su efectivo pasa el límite de la isla: entrega S/ 800.00 a la caja operativa de Carlos (cajero). Carlos cuenta el dinero y pulsa Confirmar recepción: recién entonces salen S/ 800.00 de la caja de Rosa y entran a la de Carlos.
- A las 14:00 Rosa termina: cuenta todo su efectivo, S/ 289.40 (S/ 189.40 de ventas + S/ 100.00 de fondo), y pulsa Cerrar mi caja del día eligiendo la caja de Carlos. Se genera una entrega de S/ 189.40 (lo contado menos su fondo) y su caja queda En cierre. Rosa se queda con sus S/ 100.00.
- Carlos confirma: la caja de Rosa queda Cerrada con saldo S/ 0.00.
- Por la tarde Carlos paga S/ 35.00 de limpieza (Egreso) y deposita S/ 900.00 en el BCP (Depósito).
Estados de una caja
| Estado | Significado |
|---|---|
| Abierta | En uso: vende (recaudadora) o mueve dinero (operativa). |
| En cierre | Solo recaudadoras: su dueño cerró el día y la entrega total espera que el receptor la confirme. Ya no vende ni recibe nada. No impide abrir la caja del día siguiente. |
| Cerrada | Terminada. Ya no admite movimientos; queda para consulta y PDF. |
La caja operativa solo pasa de Abierta a Cerrada (cierre con arqueo).
Entregas y traspasos (dos firmas)
Mover efectivo entre cajas nunca es inmediato: se crea una transferencia pendiente y el dinero solo se mueve cuando la persona que lo recibe lo cuenta y confirma.
| Tipo (como aparece en pantalla) | Cuándo se crea | Quién la confirma |
|---|---|---|
| Entrega parcial (sangría) | El vendedor pulsa Entregar en su caja recaudadora | El dueño de la caja operativa destino |
| Cierre del día | El vendedor (o su jefe) cierra la caja del día: es la entrega total | El dueño de la caja operativa destino |
| Traspaso entre cajas | El dueño de una caja operativa envía dinero a otra caja operativa de la estación | El dueño de la caja operativa destino |
Estados de una transferencia: Pendiente → Confirmada, o Rechazada (el receptor no la acepta) o Anulada (quien la envió la anula, por ejemplo porque el receptor no está).
:::warning Segregación de funciones Con el ajuste Segregación: quien entrega no confirma activo (viene activo), nadie confirma su propia entrega: ni quien la envió ni el dueño de la caja de origen. En un grifo atendido por una sola persona, el administrador puede apagar ese ajuste en Configuración › Ajustes avanzados (queda auditado). :::
El libro de movimientos (único y que no se borra)
Todo el dinero de cajas y cuentas bancarias se registra en un solo libro de movimientos:
- Nada se borra ni se edita. Un error se corrige con una Reversión (un movimiento igual y de sentido contrario, con motivo), que queda a la vista junto al original. Ver Tesorería y cajas.
- El saldo se calcula sumando ingresos y restando egresos del libro; no hay un "saldo" que alguien pueda escribir a mano.
- Cada movimiento guarda su fecha de negocio en hora de Lima, la estación, la caja o cuenta y su referencia (la venta, el depósito, la transferencia…).
- Nunca queda en negativo: un egreso mayor al saldo se rechaza con «Saldo insuficiente en caja.».
- Toda operación de dinero viaja con una clave de reintento: si se cae la red y vuelves a pulsar, no se duplica.
- Bajo suplantación (cuando soporte entra a tu empresa como si fuera un usuario) no se mueve dinero: «Bajo impersonación no se mueve dinero.».
Conceptos del libro
| Concepto (como se ve) | Tipo | Dónde aparece |
|---|---|---|
| Venta en efectivo | Ingreso | Recaudadora: cobro en efectivo |
| Recaudo de terceros | Ingreso | Recaudadora: cuota GNV cobrada por cuenta de la entidad financiera |
| Entrega a caja | Egreso / ingreso | Entrega parcial (recaudadora → operativa) o traspaso (operativa → operativa) |
| Cierre del día (entrega total) | Egreso / ingreso | Entrega total al cerrar la recaudadora del día |
| Saldo inicial | Ingreso | Operativa: primera apertura manual o arrastre del último cierre |
| Gasto · Adelanto | Egreso | Operativa: egresos manuales |
| Depósito bancario | Egreso | Operativa → cuenta bancaria |
| Pago a proveedor · Detracción | Egreso | Operativa (pagos en efectivo de cuentas por pagar) |
| Cobranza · Abono de anticipo | Ingreso | Operativa (cobros a clientes en efectivo) |
| Devolución de anticipo · Rendición de recaudo | Egreso | Operativa |
| Ajuste de arqueo | Ingreso / egreso | Sobrante o faltante de un cuadre o de un cierre |
| Comisión de tarjeta · Ajuste de conciliación | Egreso / ingreso | Cuenta bancaria (conciliación) |
| Reversión | Contrario al original | Corrección de un movimiento |
Reglas y validaciones
- Para vender hace falta recaudadora abierta del día; con una de un día anterior abierta, no se vende.
- Una recaudadora no paga gastos: «Una caja recaudadora solo cobra: registra el gasto en tu caja operativa.».
- Una recaudadora no recibe entregas: «Una caja recaudadora no puede recibir liquidaciones.».
- Sin caja operativa abierta no se mueve efectivo en egresos, depósitos, pagos, cobranzas ni rendiciones: «Abre tu caja operativa para registrar movimientos en efectivo.». Los pagos por cuenta bancaria siguen disponibles.
- Una caja cerrada no admite movimientos: «La caja está cerrada.».
- Cerrar una caja con transferencias pendientes (entrantes o salientes) no se puede: primero se confirman, rechazan o anulan.
Mensajes de error frecuentes y qué hacer
| Mensaje | Por qué pasa | Qué hacer |
|---|---|---|
| «Abre tu caja antes de vender.» | El vendedor no tiene caja recaudadora abierta. | En el POS completa la ventana Abrir mi caja (o entra a Mi caja › Abrir mi caja) y declara tu sencillo. |
| «Cierra tu caja del AAAA-MM-DD antes de vender.» | Quedó abierta la caja de un día anterior. | Ciérrala desde el POS, o pide a tu jefe que use Cerrar por el vendedor en Cajas recaudadoras. |
| «Abre tu caja operativa para registrar movimientos en efectivo.» | Intentas pagar o depositar en efectivo sin caja operativa. | Entra a Finanzas › Mi caja operativa y pulsa Abrir mi caja operativa. |
| «Saldo insuficiente en caja.» | El egreso supera el saldo del libro. | Revisa el saldo; si falta dinero, primero recibe la entrega pendiente. |
| «Bajo impersonación no se mueve dinero.» | Estás en una sesión de soporte. | La operación la debe hacer el usuario real. |
Relación con otros módulos
- Mi caja recaudadora: abrir, entregar y cerrar la caja recaudadora desde la isla.
- Turnos: cuadre por turno de cada recaudadora (los faltantes van a la ficha del playero).
- Configuración: pagos a proveedores y cobranzas en efectivo desde la caja operativa.
- Reportes de tesorería: flujo diario por estación y reporte de cajas recaudadoras.