Cuentas por pagar

Para qué sirve

Cuentas por pagar te muestra todo lo que la empresa debe a sus proveedores: las facturas de las compras de combustible y los gastos y servicios del grifo (mantenimiento de surtidores, limpieza, transporte…). Por cada documento ves cuándo vence, cuánto falta pagar y si tiene detracción. Desde aquí también registras los pagos (desde tu caja operativa o desde una cuenta bancaria), los aplicas a uno o varios documentos a la vez, controlas los vencimientos y sacas la antigüedad de la deuda y las percepciones sufridas del mes.

Esta página es la portada del tema. Cada operación tiene su página detallada:

Página	Qué explica
Documentos por pagar	Pestaña Documentos: filtros, columnas, alta manual de un gasto o servicio, documentos que nacen de las compras y anulación.
Pagos a proveedores	Registrar pago (caja operativa o cuenta bancaria), pagos parciales y a varios documentos, pestaña Pagos y anulación de un pago.
Detracciones	Cómo se calcula la detracción de un gasto y cómo registrar la Constancia de detracción.
Vencimientos y reportes	Pestañas Cronograma, Antigüedad y Percepciones sufridas, y las alertas diarias de vencimiento.

Dónde está

Menú:Finanzas›Cuentas por pagar/cuentas-por-pagar

El módulo aparece solo si el plan de tu empresa incluye Cuentas por pagar. La pantalla es de la empresa: ves los documentos de todas tus estaciones juntas (no hace falta elegir una estación para consultar). Para pagar sí necesitas tener una estación activa, porque el egreso del dinero se registra en ella (ver Pagos a proveedores).

Quién puede

Acción	Permiso
Entrar al módulo y ver todas sus pestañas (Documentos, Pagos, Cronograma, Antigüedad, Percepciones sufridas)	Permisocuentas_por_pagar.ver
Registrar un documento de proveedor (gasto o servicio) — botón Registrar documento	Permisocuentas_por_pagar.registrar
Registrar pagos a proveedores — botón Registrar pago, acción Pagar y Pagar al proveedor desde Compras	Permisocuentas_por_pagar.pagar
Registrar la constancia de detracción	Permisocuentas_por_pagar.pagar
Anular un documento o un pago	Permisocuentas_por_pagar.anular

Roles que vienen configurados de fábrica:

• Administrador: todo.
• Cajero: ver y pagar (no registra documentos ni anula).
• Solo lectura (contador): solo ver.
• El resto de roles (Administrador de Estación, Jefe de Playa, Almacén…) no tiene acceso salvo que se lo asignes en Roles.

:::info Bajo impersonación Si un usuario de soporte entra a tu empresa "como tú" (impersonación), no puede registrar documentos, pagar ni anular. Solo puede consultar. :::

Conceptos

Documento por pagar. Es un comprobante del proveedor que todavía hay que pagar: una factura, boleta, recibo por honorarios, ticket o recibo de servicios públicos. Tiene fecha de emisión, fecha de vencimiento, monto, detracción (si aplica) y saldo.

Origen del documento. En la tabla verás una etiqueta junto al comprobante:

• Compra: el documento lo creó el sistema solo, al recibir una compra con factura en Compras de combustible. No lo registras tú y no se puede anular desde aquí.
• Gasto: lo registraste a mano con Registrar documento (mantenimiento, limpieza, servicios, etc.).

Vencimiento. Fecha límite para pagar. Si el documento es al contado, vence el mismo día de la emisión. Un documento abierto cuya fecha de vencimiento ya pasó se marca con el aviso rojo "N d vencido" (por ejemplo, 12 d vencido).

Saldo. Lo que falta pagar al proveedor:

Saldo = Monto − Detracción − pagos vigentes aplicados

Lo calcula siempre el sistema; nunca lo escribes a mano. Si anulas un pago, el saldo vuelve a subir.

Detracción. Parte del importe de ciertos servicios que no se paga al proveedor sino que se deposita en su cuenta de detracciones del Banco de la Nación (sistema SPOT de SUNAT). El sistema la separa del saldo del proveedor y te pide la constancia cuando la depositas. Ver Detracciones.

Pago con aplicación. Un pago siempre se aplica a uno o varios documentos del mismo proveedor, y la suma de lo aplicado debe ser exactamente igual al monto del pago. No existen "pagos a cuenta" sin documento.

Percepción sufrida. El monto que tu proveedor de combustible te cobró como percepción del IGV en una compra. Es crédito fiscal para tu empresa; el sistema la lista por mes en la pestaña Percepciones sufridas.

Pestañas del módulo

Al entrar verás el título Cuentas por pagar con el texto "Documentos de proveedores, pagos, cronograma de vencimientos, antigüedad y percepciones sufridas." y cinco pestañas:

Pestaña	Para qué	Detalle
Documentos	Lista de documentos por pagar, con filtros, alta, pago, constancia de detracción y anulación.	Documentos por pagar
Pagos	Historial de pagos a proveedores y su anulación.	Pagos a proveedores
Cronograma	Cuánto vence por semana o por mes.	Vencimientos y reportes
Antigüedad	Deuda por proveedor según los días de atraso.	Vencimientos y reportes
Percepciones sufridas	Percepciones de tus compras de un mes.	Vencimientos y reportes

Todas las pestañas las ve cualquiera con Permisocuentas_por_pagar.ver. Si una pestaña no carga, verás un mensaje en rojo con el botón Reintentar.

Estados y reglas

Estados de un documento

Estado	Qué significa
Pendiente	Registrado y sin pagos ni constancia de detracción.
Parcial	Tiene al menos un pago aplicado o la constancia de detracción, pero aún no está totalmente cancelado.
Falta constancia de detracción	Es un Parcial con saldo S/ 0.00 al proveedor al que solo le falta registrar la constancia de la detracción. Se muestra así para que no parezca un pago a medias.
Pagada	Saldo en S/ 0.00 y, si tenía detracción, ya tiene su constancia.
Anulada	Se anuló (solo documentos de gasto sin pagos ni constancia). Ya no cuenta como deuda.

Reglas clave:

• Solo se paga un documento Pendiente o Parcial.
• Solo se anula un documento Pendiente, de origen Gasto, sin pagos vigentes ni constancia de detracción. Si tiene pagos, primero anula los pagos.
• El documento de una compra nunca se anula desde aquí.
• Un documento con detracción no pasa a Pagada hasta que registres su constancia, aunque su saldo ya sea S/ 0.00 (se queda en Parcial).
• Los documentos, pagos y movimientos de dinero nunca se borran: se anulan con motivo y quedan en la auditoría.

Estados de un pago

Estado	Qué significa
Registrado	Pago vigente: descuenta el saldo de sus documentos y su egreso está en el libro de caja/banco.
Anulado	Pago anulado: sus aplicaciones ya no cuentan y el egreso se revirtió con un contramovimiento.

Relación con otros módulos

• Compras de combustible: al recibir una compra con factura nace su documento por pagar; desde la compra recibida puedes pulsar Pagar al proveedor.
• Proveedores: de ahí salen la razón social, el RUC y los días de crédito que fijan el vencimiento de los documentos de compra.
• Mi caja operativa: cada pago genera un egreso pago a proveedor en tu caja operativa o en la cuenta bancaria, y cada constancia un egreso detracción en la cuenta bancaria.
• Configuración: medios de pago, cuentas bancarias y los ajustes Detracciones por tipo de gasto y Categorías de gasto de caja.
• Comprobantes: las percepciones sufridas alimentan el registro de compras (SIRE).

Ejemplo

Grifo "El Cruce" pide el 01/10/2026, a crédito, 3,000 galones de Diésel B5 S-50 a S/ 11.80 por galón sin IGV: S/ 35,400.00 + IGV 18 % S/ 6,372.00 + percepción S/ 835.44 = S/ 42,607.44. El proveedor da 15 días de crédito. Al recibir la compra, el sistema crea el documento F001-00004587, origen Compra, por S/ 42,607.44, vence el 16/10/2026, estado Pendiente.

Además, el administrador registra a mano el recibo del técnico que calibró los surtidores: S/ 1,180.00, tipo de gasto Mantenimiento, vence el 10/10/2026.

El 10/10/2026 el cajero registra un pago de S/ 20,000.00 por transferencia desde la cuenta del BCP al proveedor de combustible. El sistema lo aplica completo a F001-00004587, que queda Parcial con saldo pendiente. El 16/10/2026 paga el resto y el documento pasa a Pagada.