Compras de combustible

Para qué sirve

Registra todo el recorrido de una compra de combustible a tu mayorista o planta, desde que haces el pedido hasta que el combustible queda en el tanque y la orden se cierra en el SCOP de Osinergmin:

1. Registras la orden de compra (proveedor, tanques, galones y costo por galón).
2. Cuando el mayorista te da el código de autorización SCOP, la marcas En tránsito.
3. Al llegar la cisterna, mides con la varilla antes de descargar y anotas los contómetros.
4. Al terminar, mides después, registras la guía de remisión, la factura y la percepción. El sistema calcula los galones realmente recibidos, la diferencia contra lo facturado, actualiza el inventario (kardex) del tanque y su costo promedio, y crea la cuenta por pagar al proveedor.
5. Cuando cierras la orden en el sistema SCOP de Osinergmin, lo marcas también aquí (Cerrar SCOP).

Dónde está

Menú:Catálogo›Compras de combustible/compras

La pantalla trabaja por estación: necesitas tener una estación activa (o elegirla en el filtro Estación). Solo aparece si el plan de tu empresa incluye el módulo de compras.

Quién puede

Acción	Permiso
Ver el listado y el detalle de las compras	Permisocompras.ver
Crear y editar órdenes, marcarlas En tránsito	Permisocompras.crear
Iniciar descarga y registrar la Recepción	Permisocompras.recibir
Cerrar SCOP	Permisocompras.cerrar_scop
Anular una orden	Permisocompras.anular
Pagar al proveedor desde una compra recibida	Permisocuentas_por_pagar.pagar (y el módulo de cuentas por pagar en el plan)
Crear un proveedor desde la orden (Nuevo proveedor)	Permisoproveedores.crear

Roles que traen estos permisos por defecto:

• Administrador: todos.
• Administrador de Estación: todo el módulo de compras.
• Almacén: todo el módulo de compras.
• Solo lectura: solo ver.
• Jefe de Playa, Playero y Cajero no tienen permisos de compras por defecto. Si quieres que el jefe de playa registre la descarga, el administrador debe darle Permisocompras.recibir en su rol.

:::info Bajo impersonación Si un usuario de soporte entra a tu empresa "como tú" (impersonación), no puede registrar la descarga ni la recepción (Iniciar descarga / Recepción) ni pagar al proveedor. :::

Conceptos

• Orden de compra: el pedido al proveedor. El sistema le pone un número automático del tipo OC-000123. Tiene un ítem por tanque: el producto lo toma del tanque (si el tanque T1 guarda Diésel B5, el ítem es Diésel B5).
• Código SCOP: código de autorización que entrega el Sistema de Control de Órdenes de Pedido de Osinergmin para despachar combustible. Es alfanumérico, de 6 a 30 caracteres, y no puede repetirse en otra compra vigente de tu empresa.
• Guía de remisión del remitente / del transportista: documentos que trae la cisterna.
• Factura del proveedor: la factura de compra (serie de 4 caracteres y número).
• Percepción sufrida: monto que el mayorista (agente de percepción) te cobra adicionalmente como adelanto del IGV, con su propio comprobante de percepción.
• Varillaje: medición de la altura del combustible en el tanque con la varilla (en cm). El sistema la convierte a galones con la tabla de aforo del tanque.
• Contómetro: lectura del totalizador electrónico de cada manguera, en galones.
• Galones recibidos: lo que realmente entró al tanque = volumen después − volumen antes + lo vendido por las mangueras de ese tanque durante la descarga.
• Diferencia de descarga: recibidos − facturados. Negativa = faltante; positiva = sobrante.
• Tolerancia de descarga: porcentaje de diferencia aceptado sin explicación (por defecto 0.30 %).
• Costo promedio del tanque: costo por galón del combustible en el tanque, que se recalcula en cada descarga.
• Capacidad libre: cuánto cabe aún en el tanque (capacidad operativa − stock teórico).

El recorrido de una compra

Páginas de este tema

Página	Qué cubre
Orden de compra	Crear y editar la orden: proveedor, tanques, galones, costo, capacidad libre.
Código SCOP y cierre	Marcar en tránsito con el código SCOP, cerrar la orden en el SCOP y la alerta de 24 horas.
Descarga al tanque	Iniciar descarga (varilla antes y contómetros) y Recepción (varilla después, documentos, diferencia y tolerancia).
Costo, inventario y pago	Kardex, costo promedio, IGV, percepción, vencimiento y cuenta por pagar.

La ventana Ver detalle y la anulación de una orden se explican en esta misma página (Ver detalle y Anular una orden).

La pantalla de compras

Arriba ves el título Compras de combustible con el texto "Órdenes a proveedores, descarga a tanques y cierre del código SCOP." y, si tienes permiso para crear, el botón Nueva orden.

Filtros

Filtro	Qué hace
Estación	Muestra las compras de una estación. Opción Todas mis estaciones. Al entrar viene marcada tu estación activa.
Estado	Todos los estados, Pedida, En tránsito, Recibida o Anulada.
Desde / Hasta	Rango de la fecha del pedido.
Solo SCOP sin cerrar	Interruptor: muestra solo las compras Recibidas que todavía no se cerraron en el SCOP.
Buscador (Buscar por SCOP o proveedor)	Busca por número de orden (OC-…), código SCOP, número de factura, o por la razón social o el RUC del proveedor (basta una parte, por ejemplo PRIMAX o 20100).

Si no hay resultados verás "No hay compras con esos filtros.". Si falla la carga aparece el error con el botón Reintentar.

Columnas

Columna	Qué muestra
Fecha	Fecha del pedido.
Proveedor / estación	Razón social del proveedor y, debajo, la estación.
Galones	Suma de los galones facturados de todos los ítems.
Total	Total de la compra en S/. Mientras es Pedida o En tránsito es el estimado (subtotal + IGV); al recibir se recalcula sumando la percepción.
Estado	Etiqueta de color: Pedida En tránsito Recibida Anulada
SCOP	Código SCOP (o — si aún no tiene). Si la compra está recibida y el SCOP no se cerró, muestra además la etiqueta SCOP sin cerrar.

Acciones de cada fila

Las acciones aparecen solo cuando el estado de la compra y tus permisos lo permiten:

Acción	Cuándo aparece
Ver detalle	Siempre (compras de combustible).
Editar	Estado Pedida + Permisocompras.crear.
En tránsito	Estado Pedida + Permisocompras.crear.
Iniciar descarga	Estado En tránsito, descarga aún no iniciada + Permisocompras.recibir.
Recepción	Estado En tránsito, descarga ya iniciada + Permisocompras.recibir.
Cerrar SCOP	Estado Recibida, SCOP aún no cerrado + Permisocompras.cerrar_scop.
Pagar al proveedor	Estado Recibida + módulo de cuentas por pagar + Permisocuentas_por_pagar.pagar.
Anular	Estado Pedida o En tránsito, sin descarga iniciada + Permisocompras.anular.

:::info Compras de market En esta misma lista también aparecen las compras de productos de market (si tu plan las tiene). Para ellas no hay Ver detalle, Iniciar descarga, Recepción ni Cerrar SCOP: se reciben con la acción Recepción market. Ver Market y balones. :::

Ver detalle

La acción Ver detalle abre la ventana Detalle de la compra · SCOP A1B2C3D4 (o Detalle de la compra · Orden OC-000123 si aún no tiene SCOP). Es de solo lectura y se cierra con Cerrar. Muestra:

• Cabecera: Proveedor, Estación, Fecha, Condición (Contado/Crédito), Código SCOP y Total, más la etiqueta del estado. Si la orden tiene observación, aparece como Nota de la orden.
• Recorrido de la compra: línea de tiempo con Orden registrada (fecha y Orden OC-000123), Descarga iniciada (Varillaje antes y contómetros), Recibida (Por quién la registró) y SCOP cerrado (Por quién; si aún no, En el sistema de Osinergmin). Los pasos no realizados dicen Pendiente. En una compra anulada solo se ven los pasos hechos y un último paso Anulada con el motivo.
• Documentos de la cisterna (solo si ya fue recibida): Placa de la cisterna, Conductor, Guía del remitente, Guía del transportista, Factura, IGV de la factura, Percepción y Vence (crédito). Los datos vacíos se muestran como —.
• Por tanque: una tarjeta con el código del tanque, el producto y Facturado · costo por galón · Subtotal; la etiqueta Dentro de tolerancia, Fuera de tolerancia o Sin recepción; Varilla antes → Varilla después (altura y galones, o Sin registrar); Vendido en la descarga, Recibido y Diferencia; la Observación de la diferencia, si la hay; y la tabla plegable Contómetros de las mangueras (N) con las columnas Manguera, Al iniciar la descarga y Al terminar (las inoperativas se marcan (inoperativa)).

Anular una orden

Solo se anulan órdenes Pedida o En tránsito sin descarga iniciada, con el permiso Permisocompras.anular.

1. Pulsa «Anular» en la fila

   Se abre la ventana Anular orden de compra.

2. Escribe el motivo

   En Motivo de la anulación explica por qué (entre 5 y 200 caracteres).

3. Pulsa «Anular orden»

   Verás "Orden anulada.". La compra queda Anulada y su código SCOP queda libre para otra compra.

:::danger No se puede deshacer Una orden anulada no se reactiva: si fue un error, registra una nueva orden. Una vez registrado Iniciar descarga ya no se puede anular: termina la compra con la Recepción y, si hubo un problema con el proveedor, déjalo en la observación. Una compra Recibida tampoco se anula. :::

Estados y reglas

Estado	Qué significa	Qué se puede hacer
Pedida	Orden registrada, sin código SCOP.	Editar, marcar en tránsito, anular.
En tránsito	Tiene código SCOP; la cisterna viene en camino o está descargando.	Iniciar descarga; después, Recepción. Anular solo si no se inició la descarga.
Recibida	El combustible ya está en el tanque, el kardex y el costo se actualizaron.	Cerrar SCOP (una sola vez), pagar al proveedor. No se puede anular ni editar.
Anulada	Orden cancelada con motivo. Su código SCOP queda libre para otra compra.	Solo consulta.

Reglas generales:

• Solo se edita una orden Pedida.
• Cada tanque puede aparecer una sola vez por orden.
• Una vez iniciada la descarga, la orden ya no se puede anular: hay que terminarla con la Recepción.
• Una compra Recibida no se anula ni se borra (el inventario ya la registró).
• Si dos personas intentan la misma acción a la vez sobre la misma compra, solo la primera se registra; la segunda recibe un aviso de que el estado ya cambió.

Mensajes de error frecuentes y qué hacer

Mensaje	Por qué pasa	Qué hacer
"Compra no encontrada."	La compra no existe o es de una estación a la que no tienes acceso.	Revisa el filtro de estación o pide acceso a esa estación.
"No se puede editar una compra en estado «en_transito»." (y variantes con otra acción/estado)	Otra persona cambió el estado o la acción ya no corresponde.	Recarga el listado; las acciones visibles se ajustan solas al estado.
"El código SCOP ya está registrado en otra compra vigente de la empresa."	Ese SCOP ya se usó en otra compra no anulada.	Verifica el código con el mayorista.
"No se puede anular: la descarga ya se inició."	Ya se registró el varillaje antes.	Termina la compra con Recepción.
"Indique el motivo de la anulación (5 a 200 caracteres)."	Motivo de anulación vacío o muy corto.	Escribe un motivo más claro.
"No se puede anular una compra en estado «recibida»."	La compra ya fue recibida.	No se puede anular; gestiona la diferencia con el proveedor.
"No se pudo cargar la compra."	Falló la carga del detalle.	Vuelve a intentarlo.
"La orden ya fue cerrada en SCOP."	Alguien ya registró el cierre.	Nada: ya está cerrada.

Relación con otros módulos

• Proveedores: el proveedor debe ser de tipo combustible o GLP y estar activo; sus días de crédito definen el vencimiento de una compra a crédito.
• Cuentas por pagar: cada compra recibida con factura crea su documento por pagar.
• Tanques y tabla de aforo (sección Configuración): sin tabla de aforo no se puede varillar el tanque.
• Inventario, kardex y regulatorio (sección Inventario: kardex, ajustes y transferencias): la recepción registra la entrada en el kardex del tanque y el cierre SCOP pendiente aparece como pendiente regulatorio.
• Ajustes (sección Configuración): Tolerancia de descarga (%), IGV (%) y Plazo para registrar el cierre SCOP (horas).

Ejemplo rápido

El grifo pide a su mayorista 5,000.000 gal de Diésel B5 para el tanque T1 a S/ 13.1000 por galón sin IGV (subtotal S/ 65,500.00 + IGV 18 % S/ 11,790.00 = S/ 77,290.00). El mayorista da el SCOP A1B2C3D4; la orden pasa a En tránsito. Llega la cisterna: varilla antes 1,850.400 gal; después 6,790.100 gal; las mangueras del T1 vendieron 42.350 gal mientras descargaban. Recibidos = 4,982.050 gal, diferencia −17.950 gal (−0.359 %), fuera de la tolerancia de 0.30 %, así que el jefe escribe la observación para el reclamo. El detalle completo del ejemplo está en Descarga al tanque y Costo, inventario y pago.