Guías de remisión (GRE)

Para qué sirve

La guía de remisión electrónica remitente (GRE) sustenta ante SUNAT el traslado de bienes: por ejemplo, cuando llevas combustible de una estación a otra en tu cisterna, cuando entregas mercadería vendida o cuando devuelves producto a un proveedor. El sistema la numera, la envía a SUNAT por Nubefact, mueve el inventario (salida en origen y entrada en destino) y controla la diferencia de traslado al recibir.

Dónde está

Menú:Catálogo›Guías de remisión/guias

Título: Guías de remisión · GRE de traslado entre estaciones y a clientes, con envío a SUNAT y recepción en destino. Necesitas tener una estación activa (la guía sale desde ella).

Quién puede

Acción	Permiso
Ver guías y descargar el PDF	Permisoguias.ver
Emitir guías y reenviarlas a SUNAT	Permisoguias.emitir
Confirmar la recepción en destino (pestaña Pendientes de recepción)	Permisoguias.confirmar_recepcion
Anular guías	Permisoguias.anular

Conceptos

Motivos de traslado

Motivo	Destinatario	¿Mueve inventario al emitir?	¿Se recibe en destino?
Traslado entre estaciones	Tu propia empresa (otra estación)	Sí: salida del tanque o almacén de origen.	Sí, con varillaje o conteo.
Venta con entrega	El cliente de la venta	No (la venta ya descontó el stock).	No.
Devolución a proveedor	El proveedor	Sí: salida del tanque o almacén de origen.	No.
Otros	El que indiques (documento y nombre)	No.	No.

Modalidad de transporte

• Transporte privado (vehículo propio): placa, DNI, nombre y licencia del conductor.
• Transporte público (transportista): RUC y razón social de la empresa de transporte.

Ítems

• Máximo 30 ítems por guía.
• Combustible (líquido o GLP vehicular): en traslado y devolución debes indicar el tanque de origen, que debe ser de la estación de origen, activo y del mismo producto, con stock teórico suficiente.
• Productos de market/balones: deben controlar stock.
• Cantidades con hasta 3 decimales.

Peso bruto sugerido

El botón Sugerir peso bruto calcula el peso: para combustibles usa la densidad (kg/L) del producto (galones → litros → kg) y para productos por unidad su peso bruto unitario. Si algún producto no tiene esos datos, no hay sugerencia y debes digitar el peso.

Serie y número

La guía usa la serie de guía de remisión (tipo 09) predeterminada de la estación de origen, con la misma regla de numeración: nunca se salta ni se reutiliza. Si la emisión falla, el número no se consume.

Estados

Cada guía muestra dos estados: el de la guía y el de SUNAT.

Estado de la guía	Significado
Emitida	Registrada; en traslado si es entre estaciones.
Recibida	Recepción confirmada en la estación de destino.
Anulada	Anulada; su salida de inventario se revirtió.

Estado SUNAT	Significado
Pendiente SUNAT	En envío.
Aceptada SUNAT	Aceptada.
Rechazada SUNAT	Rechazada: revisa el mensaje y reenvía.
Error de envío	Error de Nubefact o reintentos agotados: reenvía.

Paso a paso

Emitir una guía

1. Pulsa «Emitir guía»
   Se abre Emitir guía de remisión.
2. Motivo y destino
   Elige el Motivo de traslado y completa lo que pida: Estación de destino, Comprobante de la venta, Proveedor o Doc. del destinatario y Destinatario.
3. Partida y llegada
   Ubigeo (6 dígitos) y Dirección de partida y de llegada, Inicio de traslado, Peso bruto (kg) y N.º de bultos.
4. Transporte
   Elige la Modalidad y completa los datos del vehículo y conductor, o del transportista.
5. Ítems
   Pulsa Agregar ítem, elige el Producto, el Tanque de origen (si es combustible) y la Cantidad. Repite por cada producto.
6. Peso
   Pulsa Sugerir peso bruto para calcularlo, o escríbelo tú.
7. Pulsa «Emitir»
   Verás Guía T001-15 emitida. La guía queda Pendiente SUNAT y se envía de inmediato; si Nubefact no responde, se reintenta sola.

Confirmar la recepción en la estación de destino

1. Cambia a la estación de destino
   La pestaña Pendientes de recepción muestra las guías en camino a tu estación activa: código, Desde …, fecha, peso y placa.
2. Pulsa «Confirmar recepción»
   Se abre Recepción de la guía T001-15.
3. Combustible: mide el tanque
   Elige el Tanque de destino y registra Altura antes (cm), Altura después (cm) y Despachado durante la descarga (gal). Los galones recibidos = volumen después − volumen antes + despachado durante la descarga (según la tabla de aforo).
4. Market: cuenta
   Escribe la Cantidad recibida de cada producto.
5. Explica la diferencia si es grande
   Si la diferencia supera la tolerancia, el Motivo de la diferencia es obligatorio (mínimo 5 caracteres).
6. Pulsa «Confirmar recepción»
   Verás Recepción registrada. El inventario entra en el destino y la guía pasa a Recibida.

:::warning Segregación de funciones Por defecto, quien emitió la guía no puede confirmar su recepción (ajuste Segregar emisión y recepción de guías de remisión). Así un mismo usuario no puede "despachar" y "recibir" a la vez. :::

Ver el detalle, descargar el PDF y reenviar a SUNAT

En la fila, Ver abre Guía T001-15 con el motivo, la ruta, los estados, el mensaje de SUNAT (si lo hay) y la tabla Producto · Enviado · Recibido · Diferencia. Desde ahí: Descargar PDF y, si la guía está Pendiente, Rechazada o con Error, Reenviar a SUNAT (con el mismo número). También tienes la acción PDF directamente en la fila.

Anular una guía

1. Pulsa «Anular» en la fila
   Solo en guías no recibidas y no anuladas.
2. Escribe el motivo
   Motivo de la anulación, de 10 a 200 caracteres.
3. Pulsa «Anular»
   Verás Guía anulada: la salida de inventario se revirtió. Queda registrado como evento crítico.

:::danger Guía ya recibida Una guía recibida no se anula: emite una guía de retorno (otra guía en sentido contrario). :::

:::note Limitación actual La anulación en el sistema revierte el inventario, pero no envía ninguna comunicación a SUNAT. Si la guía ya fue aceptada por SUNAT, coordina con tu contador la baja ante SUNAT. :::

Campos del formulario de emisión

Campo	¿Obligatorio?	Descripción
Motivo de trasladoLista	Sí	Traslado entre estaciones, Venta con entrega, Devolución a proveedor u Otros.
Estación de destinoLista	Sí	Solo en traslado. Distinta de la de origen y activa.
Comprobante de la ventaTexto	Sí	Solo en venta con entrega. Escribe la serie-número del ticket, boleta o factura de la venta, por ejemplo B001-124 (no hace falta escribir los ceros). Si no tiene ese formato verás Indica el comprobante de la venta: serie-número (p. ej. B001-124).; si no existe en tu estación, Venta no encontrada. La venta debe estar emitida. La suma de guías de una venta no puede superar lo vendido (permite entregas parciales).
ProveedorLista	Sí	Solo en devolución.
Doc. del destinatario / DestinatarioTexto	Sí	Solo en Otros. Documento de 8 a 15 caracteres y nombre.
Ubigeo de partida / de llegadaTexto	Sí	6 dígitos.
Dirección de partida / de llegadaTexto	Sí	Hasta 200 caracteres.
Inicio de trasladoFecha	Sí	Fecha en que empieza el traslado.
Peso bruto (kg)Número	Sí	Mayor a 0, hasta 3 decimales.
N.º de bultosNúmero	No	Opcional.
ModalidadLista	Sí	Transporte privado (vehículo propio) o Transporte público (transportista).
Placa / DNI del conductor / Conductor / LicenciaTexto	Sí	Solo en transporte privado. DNI de 8 dígitos; placa ABC-123.
RUC del transportista / TransportistaTexto	Sí	Solo en transporte público. RUC válido.
ObservacionesTexto	No	Hasta 300 caracteres.
Ítems (Producto, Tanque de origen, Cantidad)Tabla	Sí	De 1 a 30 ítems.

Tabla de guías

La pantalla tiene dos pestañas: Guías (todas las guías emitidas) y Pendientes de recepción (solo si tienes Permisoguias.confirmar_recepcion).

En Guías, filtros: Motivo, Estado (Emitida, Recibida o Anulada), Desde, Hasta, y la caja Buscar por serie-número o destinatario.

Columna	Contenido
Guía	Código y motivo.
Ruta / destinatario	Origen → destino y nombre del destinatario.
Traslado	Fecha de inicio del traslado.
Peso	Peso bruto en kg.
Estado	Estado de la guía y estado SUNAT.

Acciones por fila: Ver, Confirmar recepción, PDF, Anular (según el estado y tus permisos).

Ajustes relacionados

Ajuste (nombre visible)	Por defecto
Tolerancia de traslado entre estaciones (%)	0.30
Segregar emisión y recepción de guías de remisión	Sí

Ejemplo

Trasladas 1,000.000 gal de Diésel B5 del tanque T1 de la estación Grifo Norte a la estación Grifo Sur en tu cisterna (transporte privado, placa ABC-123):

• Al emitir T001-15, salen 1,000.000 gal del tanque T1 de Grifo Norte.
• En Grifo Sur, otro usuario mide el tanque T2: antes 30,100.000 gal, después 31,090.000 gal y durante la descarga se despacharon 7.500 gal → recibido = 31,090.000 − 30,100.000 + 7.500 = 997.500 gal.
• Diferencia: −2.500 gal = −0.25 %, dentro de la tolerancia de 0.30 %: no se pide motivo.

Mensajes de error frecuentes y qué hacer

Mensaje	Por qué pasa	Qué hacer
"La estación no tiene una serie de guía de remisión (tipo 09) activa y predeterminada: créala en "Series de comprobantes" sin terminal."	Falta la serie de guía de la estación.	Crea en Series de comprobantes una serie Guía de remisión remitente (T001) de toda la estación y márcala como predeterminada (ver Series y correlativos).
"Stock teórico insuficiente en el tanque (disponible … gal)."	El tanque de origen no tiene ese saldo.	Revisa la cantidad o el tanque.
"El tanque debe ser de la estación de origen, activo y del mismo producto."	Tanque mal elegido.	Elige el tanque correcto.
"Indica el tanque de origen del combustible."	Ítem de combustible sin tanque.	Elige el tanque.
"La estación de destino debe ser distinta de la de origen."	Mismo origen y destino.	Cambia el destino.
"La venta no está emitida (anulada o reemplazada)."	Venta inválida.	Verifica la venta.
"Excede lo vendido pendiente de entregar en la venta."	Más cantidad que lo vendido.	Ajusta la cantidad.
"El producto no se mueve por tanque ni controla stock."	Producto sin inventario.	Usa otro producto o el motivo Otros.
"DNI del conductor inválido (8 dígitos)." / "Licencia de conducir inválida." / "Placa del vehículo inválida."	Datos del conductor incorrectos.	Corrígelos.
"RUC del transportista inválido."	RUC mal digitado.	Corrígelo.
"Ubigeo inválido (6 dígitos)."	Ubigeo incompleto.	Escribe los 6 dígitos.
"Quien emitió la guía no puede confirmar su recepción."	Segregación activa.	Que la confirme otro usuario.
"La diferencia (…) excede ±0.30 %: indica el motivo."	Diferencia de traslado fuera de tolerancia.	Escribe el motivo (queda como evento crítico).
"Los galones recibidos (…) no pueden ser negativos: revisa la medición."	Alturas mal digitadas.	Vuelve a medir.
"La guía ya fue recibida en destino: emite una guía de retorno."	Intentas anular una recibida.	Emite una guía de retorno.
"La guía ya fue aceptada por SUNAT."	Reenvío de una guía aceptada.	Nada que hacer.

Relación con otros módulos

• Configuración: tanques, tablas de aforo y densidad.
• Reportes: inventario (kardex) de tanques y market.
• Configuración: proveedores y compras.
• Series y correlativos.