Documentos y vencimientos

Para qué sirve

Un grifo vive de sus permisos: la ficha de registro de hidrocarburos de Osinergmin, la licencia municipal, la verificación INACAL de cada surtidor, la prueba de hermeticidad de cada tanque, las pólizas, la recarga de extintores y los certificados del personal. Este módulo guarda el archivo de cada documento con su fecha de vencimiento, calcula su estado (Vigente, Por vencer, Vencido) y te avisa antes de que venza.

Dónde está

• Vista global de todos los documentos:
  Menú:Catálogo›Documentos/documentos
  (título Documentos y cumplimiento).
• Los documentos se suben desde la ficha de cada entidad:

Entidad	Dónde se suben
Surtidor	Menú:Configuración›Playa/playa → ficha del surtidor → pestaña Verificación INACAL.
Tanque	Menú:Configuración›Tanques/tanques → tanque → pestaña Documentos.
Personal	Menú:Configuración›Personal/personal → ficha de la persona → pestaña Documentos.
Estación	Menú:Configuración›Estaciones/estaciones → acción Documentos de la fila → ventana Documentos de seguida del nombre de la estación.
Empresa	Menú:Configuración›Mi empresa/mi-empresa → pestaña Documentos (Documentos de la empresa (RUC, licencias, pólizas…) con su vencimiento.).

Quién puede

Acción	Permiso
Ver documentos (vista global y pestañas)	Permisodocumentos.ver
Subir documentos	Permisodocumentos.subir
Editar datos y reemplazar el archivo	Permisodocumentos.editar
Dar de baja (eliminar)	Permisodocumentos.eliminar

Además, en cada ficha necesitas poder editar la entidad: Permisoplaya.configurar (surtidores), Permisotanques.editar (tanques), Permisopersonal.editar (personal), Permisoestaciones.editar (estación) o Permisoempresa.editar (empresa). Sin ese permiso de la entidad igual ves sus documentos (con Permisodocumentos.ver), pero no aparecen los botones para subir, editar ni dar de baja. El plan debe incluir el módulo de documentos.

Conceptos

Tipos de documento sugeridos

Entidad	Tipos sugeridos
Estación	Ficha de registro de hidrocarburos · ITF / Licencia municipal de funcionamiento · Póliza de responsabilidad civil · Plan de contingencia · Recarga de extintores
Tanque	Prueba de hermeticidad
Surtidor	Certificado INACAL de calibración / verificación
Personal	Contrato · Capacitación en seguridad y extintores · Certificado médico · Certificado de antecedentes
Empresa	Póliza de responsabilidad civil · Licencia de funcionamiento

Si tu documento no está en la lista, elige Otro y escribe el tipo (hasta 60 caracteres).

Estado según el vencimiento

El estado se calcula siempre con la fecha del servidor (hora de Lima), no con la de tu equipo:

Estado	Regla
Vigente	Sin fecha de vencimiento, o faltan más días que los de alerta.
Por vencer	Faltan entre 0 y los días de alerta (por defecto 30).
Vencido	La fecha de vencimiento ya pasó.

La columna Días muestra Sin vencimiento, Vence hoy, N días o Venció hace N días.

Alertas automáticas

Cada día (00:15) el sistema recalcula los estados y envía notificaciones Documento por vencer (… vence el … (en N días).) y Documento vencido (… venció el ….). Avisa en los umbrales días de alerta, 30, 15 y 7 días (los que sean menores o iguales a tus días de alerta) y al vencer. Nunca repite un aviso ya enviado: si el proceso estuvo detenido varios días, manda solo el más urgente.

Paso a paso

Subir un documento

1. Abre la ficha de la entidad
   Por ejemplo, el tanque T1 en Tanques, pestaña Documentos.
2. Pulsa «Subir documento»
   Se abre Subir documento.
3. Elige el tipo
   De la lista sugerida, u Otro y escribe el tipo en Otro tipo (si elegiste "Otro").
4. Completa número y fechas
   N.º de documento, Fecha de emisión y Fecha de vencimiento (vacía si no vence).
5. Indica los días de alerta
   Alertar con (días): de 1 a 180, por defecto 30.
6. Adjunta el archivo
   PDF, JPG o PNG, máximo 5 MB.
7. Pulsa «Guardar»
   El documento aparece en la tabla con su estado.

Renovar un documento (reemplazar el archivo)

1. Pulsa «Reemplazar archivo»
   Se abre Reemplazar archivo.
2. Elige el archivo nuevo y pulsa «Subir»
   El archivo anterior se elimina.
3. Actualiza las fechas con «Editar»
   Pon la nueva fecha de emisión y de vencimiento y pulsa Guardar.

Ver, editar y dar de baja

• Ver archivo: abre el archivo (solo si tiene archivo).
• Editar: cambia tipo, número, fechas y días de alerta.
• Eliminar: pide Confirmar baja (Se dará de baja el documento "…". ¿Continuar?) → Dar de baja. Verás Documento dado de baja.

Revisar todo en la vista global

En Documentos verás arriba los contadores Vigente, Por vencer y Vencido, y la tabla con todos los documentos a tu alcance. Filtra por entidad (Todas las entidades), por estado (Todos los estados) o con Vence en ≤ N días. Puedes buscar por tipo o número.

Campos

Campo	¿Obligatorio?	Descripción
Tipo de documentoLista	Sí	Sugerencias de la entidad u Otro.
Otro tipo (si elegiste "Otro")Texto	No	Tipo libre, hasta 60 caracteres.
N.º de documentoTexto	No	Hasta 40 caracteres.
Alertar con (días)Número	No	De 1 a 180. Por defecto 30.
Fecha de emisiónFecha	No	No puede ser futura.
Fecha de vencimientoFecha	No	No anterior a la emisión. Vacía si no vence.
ArchivoArchivo	Sí	PDF, JPG o PNG, máx. 5 MB (al subir o reemplazar).

Columnas de la tabla

Documento (tipo y N.º), Entidad (solo en la vista global: tipo de entidad y nombre), Emisión, Vencimiento, Estado y Días.

Ejemplo

La prueba de hermeticidad del tanque T2 vence el 15/11/2026 y la subiste con Alertar con 30 días. El 16/10/2026 pasa a Por vencer y recibes Prueba de hermeticidad de … vence el 15/11/2026 (en 30 días). Volverás a recibir avisos a los 15 y 7 días, y el 16/11/2026, si no la renovaste, pasa a Vencido.

Mensajes de error frecuentes y qué hacer

Mensaje	Por qué pasa	Qué hacer
"Adjunta el archivo del documento." / "El archivo es obligatorio."	No adjuntaste archivo al subir.	Adjunta el PDF o la imagen.
"El tipo de documento es obligatorio."	No elegiste tipo.	Elige uno o escribe en Otro.
"El tipo de documento admite hasta 60 caracteres."	Tipo libre muy largo.	Acórtalo.
"Los días de alerta van de 1 a 180."	Valor fuera de rango.	Corrige el número.
"La fecha de emisión no puede ser futura."	Fecha posterior a hoy.	Corrige la fecha.
"El vencimiento no puede ser anterior a la emisión."	Fechas invertidas.	Corrige las fechas.
"El archivo no está disponible."	El archivo no se pudo abrir.	Reemplaza el archivo.

:::tip Documentos de estación y de empresa La ficha de registro de hidrocarburos, la licencia municipal, las pólizas o el plan de contingencia se suben desde Estaciones (acción Documentos de la fila de cada estación). Los documentos de toda la empresa (RUC, licencias, pólizas corporativas) se suben en Mi empresa › Documentos. Todos aparecen también en la vista global con su filtro de entidad. :::

Relación con otros módulos

• Configuración: surtidores (verificación INACAL) y tanques (hermeticidad).
• Configuración: personal.
• Reportes: reportes Osinergmin y dashboard.