Orden de compra de combustible

Para qué sirve

La orden de compra es el pedido que haces a tu mayorista: qué tanques vas a llenar, cuántos galones y a qué costo. Es el punto de partida de toda la compra; después la marcarás En tránsito con el código SCOP y registrarás la descarga. Vuelve a la página principal: Compras de combustible.

Dónde está

Menú:Catálogo›Compras de combustible/compras

→ botón Nueva orden (o acción Editar de una fila).

Quién puede

• Crear y editar órdenes: Permisocompras.crear
• Dar de alta un proveedor desde la orden: Permisoproveedores.crear

Paso a paso

Registrar una nueva orden

1. Pulsa «Nueva orden»

   Se abre la ventana Nueva orden de compra, con tres bloques: Proveedor de combustible, Datos del pedido e Ítems del pedido. La ventana no se cierra al hacer clic fuera, para no perder lo escrito.

2. Elige el proveedor

   En Proveedor de combustible ("Mayorista o planta que despacha el pedido.") escribe en el buscador Buscar proveedor por razón social o RUC. Solo aparecen proveedores activos de tipo combustible. Si no existe, pulsa Nuevo proveedor: se abre el alta de proveedor ya con el tipo combustible y, al guardarlo, queda elegido en la orden.

3. Completa los datos del pedido

   Estación, Fecha del pedido (viene la de hoy), Condición (Contado o Crédito) y, si quieres, una Observación.

4. Agrega un ítem por tanque

   En Ítems del pedido ("Un tanque por ítem; el producto sale del tanque.") elige el tanque en Elegir tanque… (verás código · producto, por ejemplo T1 · Diésel B5), escribe los galones y el costo unitario sin IGV. Debajo del tanque aparece cuánto cabe (Libre 2,657.950 gal). Usa Agregar tanque para otro tanque y el botón de papelera (Quitar) para eliminar un ítem.

5. Revisa el total y las advertencias

   Cada ítem muestra su Subtotal y abajo el Total estimado sin IGV. Si un pedido no cabe en el tanque verás el aviso Capacidad libre insuficiente (no impide guardar).

6. Pulsa «Registrar orden»

   Verás "Orden de compra registrada.". Si el servidor detecta que algún tanque no tiene espacio, además aparece un aviso con el detalle. La orden queda Pedida con su número automático (OC-000123).

Editar una orden

Solo se puede editar mientras está Pedida. Usa la acción Editar de la fila: se abre Editar orden de compra con los datos cargados. La Estación no se puede cambiar (aparece de solo lectura). Cambia lo que necesites y pulsa Guardar cambios; verás "Orden actualizada.". Los ítems se reemplazan por completo con los que dejes en la ventana.

Campos

Campo	¿Obligatorio?	Descripción
Proveedor de combustibleBúsqueda	Sí	Proveedor activo de tipo combustible (el servidor también acepta tipo GLP). Si falta: "Elija el proveedor de combustible."
EstaciónLista	Sí	Estación que recibe el combustible. Solo aparecen tus estaciones. Al cambiarla se recargan sus tanques y su capacidad libre; los ítems con tanques de otra estación quedan sin tanque. No se puede cambiar al editar.
Fecha del pedidoFecha	Sí	Por defecto, hoy. Es la fecha que se usa en el filtro Desde/Hasta y, en compras a crédito, el día desde el que se cuentan los días de crédito del proveedor.
CondiciónLista	Sí	Contado o Crédito. Define el vencimiento del documento por pagar.
ObservaciónTexto	No	Nota libre, hasta 300 caracteres. Aparece en el detalle como Nota de la orden.
TanqueLista	Sí	Tanque activo de la estación. El producto del ítem es el que guarda el tanque. Un tanque solo puede estar una vez en la orden.
GalonesGalones	Sí	Galones facturados que pides, mayores que cero, hasta 3 decimales (ej. 5000.000).
Costo unitario sin IGVS/	Sí	Costo por galón sin IGV, mayor que cero, hasta 4 decimales (ej. 13.1000).

Cálculos de la orden

• Subtotal del ítem = galones × costo unitario, redondeado al céntimo. Ejemplo: 5,000.000 × S/ 13.1000 = S/ 65,500.00.
• Total estimado sin IGV (en la ventana) = suma de los subtotales.
• Al guardar, el sistema recalcula siempre: subtotal, IGV (con el ajuste IGV (%), 18 % por defecto) y total = subtotal + IGV. En el listado verás ese total (S/ 77,290.00 en el ejemplo).
• La percepción se suma recién en la Recepción (ver Costo, inventario y pago).

Capacidad libre del tanque

Capacidad libre = capacidad operativa del tanque − stock teórico. El stock teórico es el último saldo del kardex del tanque; si el tanque aún no tiene movimientos, el volumen de su último varillaje; si tampoco lo hay, cero.

• Debajo de cada tanque verás Libre … gal.
• Si pides más de lo que cabe aparece Capacidad libre insuficiente con mensajes como "Tanque T1: no cabe, excede en 342.050 gal". Al guardar, el servidor puede devolver avisos como "No cabe en T1: excede en 342.050 gal (libre 2657.950 gal).".
• No bloquea: puedes guardar igual (por ejemplo, si vas a esperar las ventas del día antes de descargar).

consejo

Las ventas del turno se descuentan del kardex recién al cerrar el turno; por eso, a media jornada la capacidad libre sale algo menor que la real (error del lado seguro).

Reglas y validaciones

• Debe haber al menos un ítem: "Agregue al menos un tanque."
• El tanque debe estar activo y guardar un combustible almacenable activo (combustible líquido o GLP vehicular).
• Un tanque una sola vez por orden.
• Solo se edita en estado Pedida.

Mensajes de error frecuentes y qué hacer

Mensaje	Por qué pasa	Qué hacer
"Elija el proveedor de combustible."	No elegiste proveedor.	Búscalo o créalo con Nuevo proveedor.
"El proveedor debe estar activo y ser de combustible o GLP."	El proveedor está inactivo o es de otro tipo (por ejemplo, de market).	Activa el proveedor o corrige su tipo en Proveedores.
"Ítem 2: elija el tanque."	Un ítem no tiene tanque.	Elige el tanque o quita el ítem.
"Ítem 2: el tanque ya está en la orden." / "Cada tanque puede aparecer una sola vez por compra."	Repetiste el tanque.	Suma los galones en un solo ítem.
"Ítem 1: Galones mayores que cero, hasta 3 decimales."	Galones vacíos, cero o con más de 3 decimales.	Corrige la cantidad.
"Ítem 1: Costo mayor que cero, hasta 4 decimales."	Costo vacío, cero o con más de 4 decimales.	Corrige el costo.
"El tanque debe estar activo y almacenar ese producto."	El tanque se desactivó o cambió de producto.	Revisa el tanque en la configuración de la estación.
"El producto debe ser un combustible almacenable activo."	El producto del tanque está inactivo o no es combustible.	Revisa el producto.
"Fecha inválida (AAAA-MM-DD)."	La fecha no es válida.	Elige la fecha con el calendario.
"No se pudieron cargar los tanques de la estación."	Falló la carga de tanques.	Cierra y vuelve a abrir la ventana.

Relación con otros módulos

• Proveedores: alta del mayorista y sus días de crédito.
• Tanques (sección Tanques): capacidad operativa y producto del tanque.
• Siguiente paso: Código SCOP y cierre.

Ejemplo

Pedido a crédito para la estación Grifo Central:

Tanque	Galones	Costo sin IGV	Subtotal
T1 · Diésel B5	5,000.000	S/ 13.1000	S/ 65,500.00
T2 · Gasohol 90	3,000.000	S/ 12.8000	S/ 38,400.00

Total estimado sin IGV S/ 103,900.00; IGV 18 % S/ 18,702.00; total de la orden S/ 122,602.00.