Documentos por pagar

Para qué sirve

La pestaña Documentos es la lista de todo lo que debes a tus proveedores. Aquí registras los comprobantes de gastos y servicios, ves los que nacen solos de las compras de combustible, filtras por estado y vencimiento, y desde cada fila pagas, registras la constancia de detracción o anulas.

Dónde está

Menú:Finanzas›Cuentas por pagar/cuentas-por-pagar

→ pestaña Documentos (es la que se abre por defecto).

Quién puede

• Ver la lista: Permisocuentas_por_pagar.ver
• Botón Registrar documento: Permisocuentas_por_pagar.registrar
• Botón Registrar pago, acción Pagar y acción Constancia de detracción: Permisocuentas_por_pagar.pagar
• Acción Anular: Permisocuentas_por_pagar.anular

Si no tienes el permiso, el botón o la acción simplemente no aparece.

De dónde salen los documentos

Documentos que nacen de una compra (origen «Compra»)

No los registras tú. Cuando en Compras de combustible se recibe una compra que ya tiene factura (serie y número), el sistema crea automáticamente su documento por pagar con:

Dato	Valor
Proveedor	El de la compra.
Comprobante	Factura, con la serie y el número de la factura de la compra.
Descripción	Compra + el número de orden de la compra.
Emisión	La fecha en que se recibió la compra.
Vencimiento	Si la compra es al contado: el mismo día de la emisión. Si es a crédito: la fecha Vence (crédito) de la compra, que es la fecha del pedido + los días de crédito del proveedor.
Monto y saldo	El total de la compra (incluida la percepción sufrida).
Detracción	Ninguna.
Estado	Pendiente.

:::info Compras sin factura En las compras de combustible la factura es obligatoria al registrar la Recepción, así que siempre generan su documento. Una compra de market recibida sin factura (allí la factura es opcional) no genera documento por pagar. Como respaldo, el sistema revisa cada 15 minutos las compras recibidas con factura que aún no tienen su documento y lo crea; si acabas de recibir una compra y no ves el documento, espera unos minutos. :::

El documento de una compra se crea aunque tu plan no incluya el módulo Cuentas por pagar (queda guardado y lo verás si luego activas el módulo).

Documentos de gastos y servicios (origen «Gasto»)

Son los que registras a mano con Registrar documento: mantenimiento de surtidores, limpieza, transporte, servicios, recibos por honorarios del contador, luz, agua, etc.

Paso a paso

Registrar un documento de proveedor (gasto o servicio)

1. Abre el formulario

   En la pestaña Documentos, pulsa Registrar documento. Se abre la ventana Registrar documento de proveedor.

2. Elige el proveedor

   En Proveedor, escribe parte de la razón social o el RUC ("Buscar proveedor por razón social o RUC…") y elige uno de la lista. Solo salen proveedores activos. Si no existe, créalo primero en Proveedores.

3. Completa los datos del comprobante

   Tipo de gasto, comprobante, serie, número, fecha de emisión, vencimiento, monto total y descripción (ver Campos).

4. Adjunta el comprobante (opcional)

   En Adjunto arrastra el archivo o haz clic para elegirlo: PDF, JPG o PNG de hasta 5 MB.

5. Guarda

   Pulsa Registrar documento. Verás el aviso "Documento registrado." y el documento aparece en la lista como Pendiente. Si el tipo de gasto está sujeto a detracción, el sistema ya calculó la detracción y el saldo.

Anular un documento

Solo para corregir un documento de gasto mal registrado que aún no tiene pagos.

1. Busca el documento

   En la fila del documento, en la columna Acción, pulsa Anular. Solo aparece si el documento está Pendiente, es de origen Gasto, no tiene constancia de detracción y tienes el permiso de anular.

2. Escribe el motivo

   Se abre Anular documento con el texto "Solo se anulan documentos sin pagos ni constancia. Indica el motivo." Escribe el Motivo (de 10 a 200 caracteres).

3. Confirma

   Pulsa Anular. Verás "Documento anulado." y el documento queda Anulada. Para cerrar sin anular pulsa Cancelar.

:::danger No se puede deshacer Un documento anulado no vuelve a quedar vigente. Si te equivocaste al anular, vuelve a registrarlo (el sistema permite registrar de nuevo el mismo comprobante porque el anterior ya está anulado). La anulación queda en la auditoría con tu usuario y el motivo. :::

Pagar desde la lista

• Botón Registrar pago (arriba a la derecha): abre el pago y te pide elegir el proveedor.
• Acción Pagar en una fila Pendiente o Parcial: abre el pago con el proveedor de esa fila ya puesto y te muestra todos sus documentos abiertos.

El detalle está en Pagos a proveedores.

Registrar la constancia de detracción

Acción Constancia de detracción en la fila: aparece solo si el documento tiene detracción, todavía no tiene constancia y no está anulado. Ver Detracciones.

Campos

Registrar documento de proveedor

Campo	¿Obligatorio?	Descripción
ProveedorBúsqueda	Sí	Proveedor activo, buscado por razón social o RUC. Si no lo eliges verás "Elige el proveedor.".
Tipo de gastoLista	Sí	La lista se arma con los tipos configurados en la empresa: los del ajuste Detracciones por tipo de gasto más las Categorías de gasto de caja, con su texto exacto. Define si el documento lleva detracción. Ver el aviso de abajo.
ComprobanteLista	Sí	Factura (viene elegida), Boleta de venta, Recibo por honorarios, Ticket o Recibo de servicios públicos.
SerieTexto	Sí	Hasta 4 letras o dígitos; se pasa a mayúsculas solo. Ej.: F001, E001.
NúmeroTexto	Sí	Solo dígitos, hasta 8 en el formulario. Los ceros a la izquierda se quitan al guardar (00004587 se guarda como 4587).
Fecha de emisiónFecha	Sí	Fecha del comprobante. Viene con la fecha de hoy.
Vencimiento (vacío = contado)Fecha	No	Fecha límite de pago. Si la dejas vacía, el documento es al contado y vence el mismo día de la emisión. No puede ser anterior a la emisión.
Monto total (S/)S/	Sí	Importe total del comprobante, mayor que cero y con hasta 2 decimales. Ej.: 1180.00.
DescripciónTexto	Sí	Qué se compró o qué servicio se recibió. Hasta 200 caracteres. Ej.: "Calibración de 4 surtidores, isla 1 y 2".
AdjuntoArchivo	No	PDF, JPG o PNG, máximo 5 MB. Opcional.

:::info De dónde salen los tipos de gasto La lista Tipo de gasto muestra solo tipos configurados: las claves del ajuste Detracciones por tipo de gasto y las Categorías de gasto de caja (en

Menú:Configuración›Ajustes avanzados/ajustes

, sección Caja y tesorería). De fábrica vienen las categorías Combustible vehículo, Limpieza, Mantenimiento, Útiles de oficina, Refrigerio y Otros. Si no hubiera ninguno configurado, al pulsar Registrar documento verás el aviso "No hay tipos de gasto configurados. Configúralos en Ajustes › Caja (categorías de gasto)." y la ventana no se abre. Para un tipo con detracción, regístralo en Detracciones por tipo de gasto con su porcentaje. Ver Detracciones. :::

Filtros, búsqueda y columnas

Filtros

Filtro	Qué hace
Estado	Todos los estados (por defecto), Pendiente, Parcial, Pagada o Anulada.
Vence desde	Solo documentos que vencen en esa fecha o después.
Vence hasta	Solo documentos que vencen en esa fecha o antes.
Buscar (caja de búsqueda de la tabla)	Busca por razón social o RUC del proveedor, por número del comprobante o por serie-número (F001-4587).

La lista se actualiza sola al cambiar un filtro. Viene ordenada por vencimiento, del más antiguo al más reciente.

Columnas

Columna	Qué muestra
Proveedor / documento	Razón social del proveedor y, debajo, el tipo de comprobante, serie-número y la etiqueta de origen Compra o Gasto.
Emisión	Fecha de emisión.
Vence	Fecha de vencimiento. Si el documento está abierto y ya venció, debajo aparece en rojo "N d vencido" (días de atraso).
Monto	Monto total del comprobante. Si tiene detracción, debajo: Detracción S/ … y un check verde (Constancia registrada) cuando ya se registró la constancia.
Saldo	Lo que falta pagar al proveedor.
Estado	Pendiente, Parcial, Pagada o Anulada. Si ya pagaste todo al proveedor (saldo S/ 0.00) pero falta registrar la constancia de la detracción, la etiqueta dice Falta constancia de detracción en vez de Parcial.
Acción	Pagar, Constancia de detracción y Anular, según el estado y tus permisos.

Si no hay resultados verás "Sin documentos con esos filtros."

Reglas y validaciones

• No se repite un comprobante: el mismo proveedor + tipo + serie + número no puede estar registrado dos veces mientras el primero no esté anulado.
• El vencimiento no puede ser anterior a la emisión.
• El monto debe ser mayor que cero, con máximo 2 decimales.
• Un documento de origen Compra no se anula desde aquí.
• Un documento con pagos vigentes o con constancia de detracción no se anula: primero anula sus pagos.
• El saldo y el estado los calcula siempre el sistema.

Mensajes de error frecuentes y qué hacer

Mensaje	Por qué pasa	Qué hacer
"Elige el proveedor."	No seleccionaste un proveedor de la lista.	Busca y elige el proveedor.
"Ese documento ya está registrado para el proveedor."	Ya existe ese comprobante vigente para el proveedor.	Búscalo en la lista; si estaba mal, anúlalo y vuelve a registrarlo.
"Elige un tipo de gasto configurado (detracciones o categorías de gasto)."	El tipo de gasto elegido no está en la configuración de la empresa.	Pide al administrador que lo agregue (ver advertencia de Campos).
"Serie inválida (hasta 4 letras o dígitos)."	La serie tiene símbolos o más de 4 caracteres.	Escribe solo letras y números, p. ej. F001.
"Número inválido (solo dígitos)."	El número tiene letras o guiones.	Escribe solo los dígitos.
"El vencimiento no puede ser anterior a la emisión."	La fecha de vencimiento es anterior a la de emisión.	Corrige las fechas o deja el vencimiento vacío (contado).
"Ingresa un monto válido (máx. 2 decimales)." / "El monto debe ser mayor que cero."	Monto vacío, en cero o con más de 2 decimales.	Escribe un monto como 1180.00.
"Tipo de archivo no permitido." / "El archivo supera el máximo de 5 MB."	El adjunto no es PDF/JPG/PNG o pesa más de 5 MB.	Convierte o comprime el archivo.
"El motivo debe tener al menos 10 caracteres."	Al anular, el motivo es muy corto.	Explica el motivo (10 a 200 caracteres).
"El documento tiene pagos o detracción registrados: anule primero los pagos."	Intentas anular un documento con pagos o constancia.	Anula primero sus pagos en la pestaña Pagos.
"La cuenta por pagar de una compra no se anula aquí."	Es un documento de origen Compra.	Corrige la compra desde su módulo.
"El documento ya está anulado."	Otra persona ya lo anuló.	Recarga la lista.

Relación con otros módulos

• Compras de combustible — origen de los documentos de tipo Compra.
• Proveedores — días de crédito y datos del proveedor.
• Pagos a proveedores y Detracciones.

Ejemplo

El contador del grifo recibe el recibo por honorarios E001-00000125 de S/ 1,500.00 por la declaración mensual, emitido el 05/10/2026 y pagadero el 20/10/2026. Lo registras así: Proveedor Estudio Contable Ramos, Tipo de gasto Otros, Comprobante Recibo por honorarios, Serie E001, Número 00000125, Emisión 05/10/2026, Vencimiento 20/10/2026, Monto 1500.00, Descripción "Honorarios contables setiembre 2026", y adjuntas el PDF. Queda Pendiente, saldo S/ 1,500.00, número guardado como E001-125.