Pagos a proveedores

Para qué sirve

Registra cada pago que haces a un proveedor, de dónde salió el dinero (tu caja operativa en efectivo o una cuenta bancaria) y a qué documentos se aplica. El sistema descuenta el saldo de cada documento y registra el egreso en el libro de caja o banco. Un pago puede cubrir varios documentos a la vez o solo una parte de un documento.

Dónde está

Menú:Finanzas›Cuentas por pagar/cuentas-por-pagar

Puedes abrir el pago desde tres lugares:

1. Pestaña Documentos → botón Registrar pago (eliges el proveedor en la ventana).
2. Pestaña Documentos → acción Pagar en la fila de un documento Pendiente o Parcial (el proveedor ya viene puesto).
3. Compras de combustible → acción Pagar al proveedor en una compra recibida (el proveedor de la compra ya viene puesto). Solo aparece si tu plan incluye Cuentas por pagar.

El historial de pagos está en la pestaña Pagos.

Quién puede

• Registrar pagos: Permisocuentas_por_pagar.pagar
• Ver la pestaña Pagos: Permisocuentas_por_pagar.ver
• Anular un pago: Permisocuentas_por_pagar.anular
• Pagar en efectivo: además necesitas tener tu propia caja operativa abierta en la estación activa (permiso Permisocaja.operativa).

Conceptos

Origen del dinero ("Sale de"). Siempre uno solo:

• Mi caja operativa (efectivo): el efectivo sale de tu caja operativa abierta en la estación activa. Solo aparece en la lista si tienes una caja operativa abierta. Las cajas recaudadoras de los vendedores no se usan para pagar proveedores, ni la caja operativa de otra persona.
• Cuenta bancaria: transferencia, depósito o cheque desde una cuenta bancaria activa de la empresa; exige el número de operación.

Aplicación. Es cuánto del pago va a cada documento. Al escribir el monto, el sistema reparte solo, empezando por el documento que vence primero (los que no tienen vencimiento van al final), sin pasarse del saldo de cada uno. Puedes cambiar los montos a mano.

Sin pagos a cuenta. La suma de lo aplicado debe ser exactamente igual al monto del pago. Si quieres pagar menos que el saldo, escribe ese monto menor: el documento queda Parcial.

Estación activa. El egreso del pago se registra en la estación que tienes activa en la barra superior. Si estás en "todas las estaciones", elige una antes de pagar.

Paso a paso

Registrar un pago

1. Abre «Pago a proveedor»

   Pulsa Registrar pago o la acción Pagar de un documento. Se abre la ventana Pago a proveedor. Si no tienes caja operativa abierta, arriba verás el aviso amarillo "Abre tu caja operativa para mover efectivo. Los pagos por cuenta bancaria siguen disponibles." con el botón Abrir mi caja operativa (cierra la ventana y te lleva a Mi caja operativa).

2. Elige el proveedor

   Si entraste por Registrar pago, busca el proveedor por razón social o RUC. Si entraste por Pagar, ya está puesto. Al elegirlo, en la sección 2 ¿A qué documentos se aplica? aparecen sus documentos abiertos (Pendiente y Parcial).

3. Completa «1 Datos del pago»

   Escribe el Monto del pago (S/), la Fecha (viene hoy), el Medio de pago y en Sale de elige Mi caja operativa (efectivo) o Cuenta bancaria (viene elegida Cuenta bancaria). Si es cuenta bancaria, elige la Cuenta bancaria y escribe el Nro. de operación.

4. Revisa la aplicación

   Al escribir el monto, el sistema lo reparte entre los documentos, del más vencido al más reciente ("Se reparte solo, primero lo más vencido. Puedes cambiar los montos."). Puedes cambiar cualquier monto en la columna Aplicar. Abajo verás Aplicado S/ … de S/ … y:

   • en verde "Todo el pago está aplicado" cuando cuadra, o
   • en rojo "Lo aplicado debe ser igual al monto del pago" cuando no cuadra.
5. Adjunta el voucher (opcional)

   En Voucher (opcional · PDF/JPG/PNG, máx. 5 MB) sube la constancia de la transferencia o el recibo firmado.

6. Registra

   Pulsa Registrar pago. Verás "Pago registrado.". Los documentos bajan su saldo (y cambian a Parcial o Pagada) y el egreso queda en tu caja operativa o en la cuenta bancaria.

:::tip Si se cae el internet Si al pulsar Registrar pago se corta la conexión o el servidor no responde, vuelve a pulsar Registrar pago en la misma ventana (sin cerrarla). El sistema reconoce que es el mismo pago y no lo duplica. Un doble toque rápido en el botón también se ignora. :::

:::warning Si cambias el monto después de editar a mano Mientras no toques la columna Aplicar, cada cambio del monto vuelve a repartir automáticamente. En cuanto editas un monto a mano, el reparto automático se detiene: si luego cambias el Monto del pago, ajusta tú las aplicaciones hasta ver "Todo el pago está aplicado". :::

Pagar solo una parte (pago parcial)

Escribe en Monto del pago lo que realmente pagas (por ejemplo S/ 20,000.00 de una factura de S/ 35,400.00). El sistema lo aplica a ese documento, que queda Parcial con el saldo restante. Más adelante registras otro pago por el resto.

Pagar varios documentos a la vez

Escribe un monto mayor al saldo del primer documento: el sobrante pasa al siguiente por fecha de vencimiento. Ejemplo: saldos de S/ 3,000.00 y S/ 1,500.00, pago de S/ 4,000.00 → se aplica S/ 3,000.00 al primero (queda Pagada) y S/ 1,000.00 al segundo (queda Parcial con S/ 500.00). Todos los documentos deben ser del mismo proveedor.

Anular un pago

1. Ve a la pestaña «Pagos»

   Busca el pago y, en la columna Acción, pulsa Anular (solo en pagos Registrado).

2. Indica el motivo

   Se abre Anular pago con el texto "Se registrará un contramovimiento y se restituirán los saldos. Indica el motivo." Escribe el Motivo (10 a 200 caracteres).

3. Confirma

   Pulsa Anular. Verás "Pago anulado.". El pago queda Anulado, los documentos recuperan su saldo (vuelven a Pendiente o Parcial) y el egreso se revierte con un contramovimiento en la misma caja o cuenta.

:::danger No se puede deshacer Un pago anulado no se reactiva: si fue un error, registra el pago de nuevo. La anulación queda en la auditoría como evento crítico, con tu usuario y el motivo. :::

Campos

Pago a proveedor

Campo	¿Obligatorio?	Descripción
ProveedorBúsqueda	Sí	Proveedor activo (por razón social o RUC). Fijo si entraste desde una fila o desde una compra.
Monto del pago (S/)S/	Sí	Mayor que cero, hasta 2 decimales.
FechaFecha	Sí	Fecha del pago. Viene con la fecha de hoy.
Medio de pagoLista	Sí	Medios de pago activos de la empresa (efectivo, transferencia, Yape, etc.). Los medios de tipo crédito o anticipo no sirven para pagar a proveedores. Si Sale de es tu caja operativa, el medio debe ser de tipo efectivo.
Sale deLista	Sí	Mi caja operativa (efectivo) (solo si tienes una abierta) o Cuenta bancaria.
Cuenta bancariaLista	Sí	Solo si Sale de = Cuenta bancaria. Cuentas activas de la empresa (banco y número enmascarado).
Nro. de operaciónTexto	Sí	Aparece siempre que Sale de = Cuenta bancaria, y también cuando el Medio de pago elegido está configurado para exigir número de operación. Hasta 30 caracteres. Sin él verás "Indica el número de operación." Recuerda que desde tu caja operativa solo se paga con un medio de tipo efectivo.
AplicarS/	Sí	En cada documento de la lista: cuánto del pago va a ese documento. Mayor que cero y no más que su Saldo. La suma debe ser igual al monto del pago.
VoucherArchivo	No	PDF, JPG o PNG, máximo 5 MB. Opcional.

La lista de documentos del paso 2 tiene las columnas Documento (serie-número y tipo de comprobante), Vence (con la marca Vencido si ya pasó la fecha), Saldo y Aplicar. Si el proveedor no tiene documentos abiertos verás "El proveedor no tiene documentos abiertos."

Pestaña Pagos

Historial de todos los pagos a proveedores de la empresa, del más reciente al más antiguo. La caja de búsqueda filtra por razón social o RUC del proveedor, o por número de operación (basta una parte).

Columna	Qué muestra
Fecha	Fecha del pago.
Proveedor	Razón social.
Medio	Medio de pago usado.
Operación	Número de operación bancaria (vacío si fue en efectivo).
Monto	Monto total del pago.
Estado	Registrado o Anulado.
Acción	Anular (solo pagos Registrado y con permiso de anular).

Si aún no hay pagos verás "Aún no hay pagos a proveedores."

Reglas y validaciones

• Todo pago se aplica al menos a un documento y la suma de aplicaciones = monto del pago (sin pagos a cuenta).
• Cada aplicación debe ser mayor que cero y no mayor que el saldo del documento.
• Todos los documentos deben ser del proveedor del pago y estar Pendiente o Parcial.
• El dinero sale de un solo origen: tu caja operativa o una cuenta bancaria, nunca ambos.
• En efectivo: solo desde tu caja operativa, abierta, y con saldo suficiente. Si la caja no alcanza, el pago se rechaza y no se toca nada.
• El sistema vuelve a comprobar los saldos al guardar: si otra persona pagó el mismo documento un momento antes, tu pago se rechaza y la lista se recarga.
• Solo pagos en soles.

Mensajes de error frecuentes y qué hacer

Mensaje	Por qué pasa	Qué hacer
"Elige el proveedor."	No hay proveedor elegido.	Búscalo y elígelo.
"Ingresa un monto de pago válido mayor que cero."	Monto vacío o en cero.	Escribe el monto.
"Aplica el pago al menos a un documento."	Todas las aplicaciones están vacías.	Escribe cuánto va a cada documento.
"Cada monto aplicado debe ser mayor que cero (hasta 2 decimales)."	Una aplicación es 0, negativa o con más de 2 decimales.	Corrige ese monto o déjalo vacío.
"Un monto aplicado supera el saldo del documento."	Escribiste en Aplicar más que el Saldo.	Baja la aplicación al saldo.
"La suma aplicada (S/ …) debe ser igual al monto del pago (S/ …)."	Lo aplicado no cuadra con el monto.	Ajusta las aplicaciones o el monto.
"El saldo de un documento cambió. Se recargaron los documentos: revisa la aplicación."	Alguien pagó o anuló algo de ese proveedor mientras tenías la ventana abierta.	Revisa la lista recargada y vuelve a registrar.
"Abre tu caja operativa para mover efectivo. Los pagos por cuenta bancaria siguen disponibles."	Elegiste efectivo pero no tienes caja operativa abierta.	Pulsa Abrir mi caja operativa o paga por cuenta bancaria.
"Tu caja operativa no tiene saldo suficiente para este pago."	El efectivo de tu caja operativa no alcanza.	Recibe fondos en tu caja operativa o paga por banco.
"Selecciona una estación activa: el egreso se registra en ella."	Estás en "todas las estaciones".	Elige una estación en la barra superior y vuelve a intentar.
"Solo los pagos en efectivo salen de la caja."	Elegiste tu caja operativa con un medio de pago que no es efectivo.	Cambia el medio a efectivo o el origen a cuenta bancaria.
"El medio de pago no aplica a pagos a proveedores."	Elegiste un medio de tipo crédito o anticipo.	Elige otro medio.
"Indica el número de operación."	El medio de pago exige número de operación.	Escribe el número de la operación bancaria.
"No se pudo guardar. Reintenta: no se duplicará."	Fallo de red o del servidor.	Pulsa de nuevo Registrar pago en la misma ventana.
"El pago ya está anulado."	Otro usuario lo anuló antes.	Recarga la pestaña Pagos.
"Indica el motivo (10 a 200 caracteres)." / "El motivo debe tener al menos 10 caracteres."	Motivo de anulación muy corto o muy largo.	Escribe un motivo claro.

Relación con otros módulos

• Mi caja operativa: el pago aparece como egreso pago a proveedor en tu caja operativa o en la cuenta bancaria; al anularlo, como contramovimiento. Ahí también abres tu caja operativa.
• Configuración: Medios de pago y Cuentas bancarias activas.
• Compras de combustible: acción Pagar al proveedor.
• Documentos por pagar y Detracciones.

Ejemplo

El proveedor Combustibles del Centro S.A.C. tiene dos facturas abiertas:

Documento	Vence	Saldo
F001-4587	16/10/2026	S/ 35,400.00
F001-4655	30/10/2026	S/ 17,700.00

El 16/10/2026 el cajero transfiere S/ 40,000.00 desde la cuenta BCP, operación 004512398. Al escribir el monto, el sistema aplica S/ 35,400.00 a F001-4587 y S/ 4,600.00 a F001-4655: "Todo el pago está aplicado". Tras registrar, F001-4587 queda Pagada y F001-4655 Parcial con saldo S/ 13,100.00; en la cuenta BCP aparece un egreso de S/ 40,000.00.