Estaciones

Para qué sirve

Una estación es cada local físico donde vendes combustible: un grifo, una estación de servicio, un gasocentro de GLP, una estación de GNV, etc. Casi todo en MDSYS Grifos cuelga de una estación: sus tanques, su playa (islas, surtidores y mangueras), sus precios, sus terminales POS, sus turnos y su caja.

En esta pantalla registras los datos regulatorios de cada local (registro de hidrocarburos de Osinergmin, código SCOP, código de anexo SUNAT, ubigeo y dirección), que luego se usan en los comprobantes electrónicos, en los reportes a Osinergmin y en las guías de remisión.

Dónde está

Menú:Configuración›Estaciones/estaciones

Esta pantalla no depende de la estación activa: ves todas las estaciones a las que tienes acceso.

Quién puede

• Ver la lista de estaciones: Permisoestaciones.ver
• Registrar una estación nueva y restaurar una eliminada: Permisoestaciones.crear
• Modificar sus datos (incluido activarla o desactivarla): Permisoestaciones.editar
• Darla de baja: Permisoestaciones.eliminar
• Ver los documentos de la estación (acción Documentos): Permisodocumentos.ver y el módulo Documentos en tu plan
• Subir documentos de la estación: Permisoestaciones.editar y Permisodocumentos.subir

Los botones que no te corresponden no aparecen: sin estaciones.crear no ves Nueva estación, sin estaciones.editar no ves Editar y sin estaciones.eliminar no ves Eliminar.

• Ver y operar todas las estaciones de la empresa sin que te las asignen una por una: Permisoestaciones.acceso_total

Además, tu plan debe incluir el módulo de estaciones. El número máximo de estaciones activas lo fija tu plan.

Conceptos

• Tipo de establecimiento (Osinergmin): la categoría con la que Osinergmin registró el local. El sistema ofrece: Grifo, Estación de servicio, Gasocentro GLP, Estación GNV, Grifo rural, Grifo flotante y Consumidor directo.
• N.º de registro de hidrocarburos: el número de la constancia de registro que emite Osinergmin para el establecimiento. Es obligatorio y aparece, por ejemplo, en los datos que se copian para reportar un cambio de precio a Osinergmin.
• Código SCOP: el código del establecimiento en el Sistema de Control de Órdenes de Pedido (SCOP) de Osinergmin, con el que compras combustible al mayorista. Es opcional.
• Código de anexo SUNAT: el código de 4 dígitos del establecimiento anexo que figura en tu ficha RUC. Si lo dejas vacío, se entiende 0000 (el domicilio fiscal). Va en los comprobantes electrónicos emitidos desde la estación.
• Ubigeo: el distrito según el catálogo INEI. Con él el sistema calcula solo si la estación está en Zona Amazonía (dato de solo lectura), relevante para el tratamiento tributario de la Amazonía.
• Bandera: la marca comercial del grifo (Primax, Repsol, Petroperú, PECSA, Independiente…). Es texto libre de hasta 40 caracteres.
• Responsable: la persona del Personal de la empresa que está a cargo de la estación (opcional).

Paso a paso

Registrar una estación

1. Entra a Estaciones
   Abre el menú Configuración y pulsa Estaciones.
2. Pulsa «Nueva estación»
   Se abre el formulario Nueva estación. El botón solo aparece si tienes el permiso de crear.
3. Elige el ubigeo
   En Ubigeo, escribe el distrito, la provincia o el código INEI (por ejemplo Los Olivos o 150117) y elige el resultado de la lista. Es obligatorio.
4. Elige el responsable (opcional)
   En Responsable, busca por nombre a la persona del personal que estará a cargo.
5. Completa los datos
   Llena Código, Nombre, Tipo de establecimiento (Osinergmin), N.º registro de hidrocarburos y Dirección (obligatorios) y los demás campos que tengas.
6. Pulsa «Crear estación»
   Verás el aviso Registro creado. La estación aparece en la tabla y en el selector de estación del menú lateral.

información

Si creas la estación con un usuario que no tiene Permisoestaciones.acceso_total, el sistema te la asigna automáticamente para que puedas verla y trabajar en ella.

Editar una estación

1. Busca la estación
   Usa el buscador de la tabla (Buscar por código o nombre).
2. Pulsa «Editar»
   En la fila de la estación, pulsa Editar. Se abre Editar estación con sus datos.
3. Cambia lo necesario y pulsa «Guardar cambios»
   Verás Registro actualizado.

Desactivar o reactivar una estación

En Editar estación, cambia Activa a No (o a Sí para reactivarla) y guarda.

• Una estación inactiva sigue existiendo, pero nadie puede elegirla como estación de trabajo: no aparece en el selector de estación.
• Reactivar una estación consume un cupo de tu plan: si ya llegaste al máximo de estaciones, el sistema no te deja.

Dar de baja una estación

1. Pulsa «Eliminar»
   En la fila de la estación, pulsa Eliminar.
2. Confirma
   Lee el mensaje: Se dará de baja la estación "E01 · Los Olivos". Sus usuarios dejarán de tenerla asignada. ¿Continuar? y pulsa Dar de baja.

La baja es lógica: la estación desaparece de las listas, y todos los usuarios que la tenían asignada la pierden. Si más adelante necesitas recuperarla, mira el siguiente procedimiento.

:::warning Qué impide dar de baja una estación El sistema no deja eliminar una estación que todavía tiene tanques, surtidores o mangueras registrados, turnos sin cerrar (programados, abiertos o en cierre) o cajas abiertas. Verás, por ejemplo: No se puede eliminar la estación porque aún tiene 2 tanques, 1 turnos sin cerrar. Da de baja o cierra esos registros primero. Da de baja esos registros (o cierra los turnos y cajas) y vuelve a intentarlo.

El historial (turnos ya aprobados, ventas, comprobantes) no impide la baja. Para dejar de usar temporalmente un local, es más seguro desactivarla (Activa = No). :::

Ver y subir los documentos de una estación

Licencias, constancia de Osinergmin, ITF, pólizas y demás documentos de cumplimiento de cada local.

1. Pulsa «Documentos»
   En la fila de la estación, pulsa Documentos. Se abre Documentos de y el nombre de la estación, con la tabla Documento, Emisión, Vencimiento, Estado y Días.
2. Pulsa «Subir documento»
   Solo aparece si tienes estaciones.editar y documentos.subir. Elige el Tipo de documento, escribe el N.º de documento, las fechas de emisión y vencimiento (vacía si no vence) y Alertar con (días) (1 a 180, por defecto 30).
3. Adjunta el archivo y guarda
   PDF, JPG o PNG de hasta 5 MB. Verás «Documento registrado.». Pulsa Cerrar para volver a la lista.

Más detalle en Documentos de cumplimiento.

Restaurar una estación eliminada

No hay un botón aparte para restaurar. Para recuperar una estación dada de baja:

1. Crea una estación con el mismo código
   Pulsa Nueva estación y escribe el mismo Código que tenía la estación eliminada.
2. Acepta restaurarla
   El sistema detecta la estación eliminada y pregunta ¿Restaurar la estación eliminada? — Ya existe una estación eliminada con el código "E01". ¿Quieres restaurarla con sus datos anteriores? Pulsa Restaurar.
3. Listo
   Verás Estación restaurada. Vuelve con todos sus datos anteriores (no con los que acabas de escribir).

Campos

Campo	¿Obligatorio?	Descripción
UbigeoBúsqueda	Sí	Distrito del catálogo INEI. Busca por distrito, provincia o código y elígelo de la lista. Si no lo eliges, verás Selecciona el ubigeo.
ResponsableBúsqueda	No	Persona del personal a cargo de la estación. Opcional.
CódigoTexto	Sí	Código corto de la estación, por ejemplo E01. De 1 a 10 caracteres: letras mayúsculas, dígitos o guion (se convierte a mayúsculas al guardar). Único en la empresa.
NombreTexto	Sí	Nombre comercial, por ejemplo Grifo Los Olivos. Entre 3 y 80 caracteres. Único en la empresa (sin distinguir mayúsculas).
Tipo de establecimiento (Osinergmin)Lista	Sí	Grifo, Estación de servicio, Gasocentro GLP, Estación GNV, Grifo rural, Grifo flotante o Consumidor directo.
N.º registro de hidrocarburosTexto	Sí	Número de registro de Osinergmin. De 5 a 30 caracteres: letras, dígitos o guion.
Código SCOPTexto	No	Hasta 30 caracteres: letras, dígitos o guion.
Código de anexo SUNATTexto	No	Exactamente 4 dígitos (por ejemplo 0001). Vacío = 0000. No puede repetirse entre estaciones de la empresa.
BanderaTexto	No	Marca del grifo. Sugerencias: Primax, Repsol, Petroperú, PECSA, Independiente. Máximo 40 caracteres.
DirecciónTexto	Sí	Dirección del local, entre 5 y 200 caracteres. Se usa como dirección del establecimiento en los documentos.
TeléfonoTexto	No	De 7 a 9 dígitos, sin espacios ni guiones.
Opera 24 hSí / No	No	Indica si el local atiende las 24 horas.
ActivaSí / No	No	Si está en No, nadie puede elegirla para trabajar. Reactivarla consume cupo del plan.
Zona AmazoníaSolo lectura	No	Lo calcula el sistema a partir del ubigeo al guardar. No se puede escribir.

Columnas de la tabla

Columna	Qué muestra
Estación	Código · nombre y, debajo, la bandera.
Tipo	Tipo de establecimiento Osinergmin.
Ubigeo	Distrito, provincia y departamento; con la marca Amazonía si aplica.
SUNAT	Código de anexo SUNAT.
Estado	Activa o Inactiva.

El buscador filtra por código o nombre. Las acciones de cada fila son Editar, Eliminar y Documentos (cada una solo si tienes su permiso).

Estados y reglas

• El código, el nombre y el código de anexo SUNAT no pueden repetirse entre las estaciones de la empresa.
• Crear, reactivar o restaurar una estación activa respeta el máximo de estaciones de tu plan.
• Toda alta, cambio o baja actualiza al instante el selector de estación de los usuarios conectados.

Mensajes de error frecuentes y qué hacer

Mensaje	Por qué pasa	Qué hacer
"Ya existe una estación con ese código."	Otra estación activa usa el mismo código.	Usa otro código (E02, E03…).
"Ya existe una estación con ese nombre."	Otro local ya se llama igual.	Cambia el nombre, por ejemplo agregando el distrito.
"Ya existe una estación con ese código de establecimiento SUNAT."	Dos estaciones no pueden compartir anexo.	Revisa en tu ficha RUC el código de anexo de cada local.
"El código de establecimiento SUNAT tiene 4 dígitos."	Escribiste menos o más de 4 dígitos.	Escribe, por ejemplo, 0001.
"El registro de hidrocarburos admite 5 a 30 caracteres alfanuméricos o guion."	El número tiene espacios, barras u otros símbolos.	Escríbelo sin espacios ni barras.
"El teléfono tiene 7 a 9 dígitos."	Pusiste espacios, guiones o código de país.	Escribe solo los dígitos, por ejemplo 987654321.
"El ubigeo no existe."	El código no está en el catálogo INEI.	Búscalo por nombre del distrito y elígelo de la lista.
"No se puede eliminar la estación porque aún tiene … Da de baja o cierra esos registros primero."	La estación tiene tanques, surtidores, mangueras, turnos sin cerrar o cajas abiertas.	Da de baja o cierra lo que indica el mensaje y vuelve a intentarlo.
"Has alcanzado el límite de tu plan para estaciones (2). Actualiza tu plan para crear más."	Ya tienes el máximo de estaciones activas de tu plan.	Desactiva una estación que no uses o mejora tu plan.

Relación con otros módulos

• Estación activa y alcance: cómo eliges en qué estación trabajas.
• Tanques, Playa, Precios y Terminales POS se configuran por estación.
• Las series de comprobantes de la estación se gestionan en Series y correlativos.
• La asignación de estaciones a cada usuario se hace en Usuarios (Configuración).

Ejemplo

La empresa Inversiones Ruta Norte S.A.C. tiene dos grifos:

Campo	Estación 1	Estación 2
Código	E01	E02
Nombre	Grifo Los Olivos	Grifo Huaral
Tipo	Grifo	Estación de servicio
N.º registro de hidrocarburos	0123-EESS-15-2019	0456-EESS-15-2021
Código de anexo SUNAT	0000	0001
Ubigeo	Los Olivos – Lima – Lima	Huaral – Huaral – Lima
Bandera	Independiente	Repsol

Cada una tendrá sus propios tanques, mangueras y precios: el diésel puede costar S/ 16.49 por galón en Los Olivos y S/ 16.29 en Huaral.