Conciliación de tarjetas y billeteras

Para qué sirve

El banco no abona las ventas con tarjeta una por una: el datáfono (Niubiz, Izipay u otro) agrupa los vouchers en un lote y el banco abona el lote neto de comisión uno a tres días después. Yape y Plin llegan como abonos individuales con su nro. de operación. La conciliación cruza lo que vendiste con lo que realmente llegó al banco para detectar vouchers que no se abonaron, comisiones mal cobradas o abonos que nunca llegaron.

Dónde está

Menú:Configuración›Conciliación de tarjetas/conciliaciones

Cabecera: «Conciliación de tarjetas y billeteras · Cruza los vouchers de POS y billeteras con los abonos del banco y controla las comisiones.». Requiere estación activa. Tiene dos pestañas: Conciliaciones y Extractos de billetera.

Quién puede

Acción	Permiso
Ver la pantalla y la pestaña Conciliaciones	Permisotesoreria.ver
Nueva conciliación y pestaña Extractos de billetera	Permisotesoreria.conciliar
Aprobar diferencia y Anular	Permisotesoreria.aprobar_diferencia

Por defecto el Cajero puede ver y conciliar; aprobar diferencias y anular es del Administrador y del Administrador de Estación. Además hace falta Permisocuentas_bancarias.ver para elegir la cuenta.

Conceptos

• Voucher pendiente: cada cobro con tarjeta (o con billetera/transferencia) registrado en una cuenta bancaria que aún no forma parte de una conciliación vigente.
• Bruto: suma de los vouchers elegidos.
• Comisión esperada: suma de la comisión de cada voucher (monto × % del medio de pago, redondeado a céntimos).
• Neto esperado = bruto − comisión esperada.
• Diferencia = monto abonado por el banco − neto esperado.
• Tolerancia: si la diferencia (en valor absoluto) no pasa el ajuste Tolerancia de la conciliación de tarjetas (S/) (por defecto S/ 0.00), la conciliación queda conciliada y la diferencia se asienta sola; si la pasa, queda Con diferencia y alguien distinto debe aprobarla.

Estados

Estado	Significado
Conciliada	El abono cuadra con el neto esperado (dentro de la tolerancia).
Con diferencia	La diferencia supera la tolerancia: espera aprobación.
Diferencia aprobada	Otra persona aprobó la diferencia con su motivo; se registró el ajuste.
Anulada	Se deshizo: se revirtieron la comisión y el ajuste y los vouchers vuelven a estar pendientes.

Pestaña «Conciliaciones»

Filtros

Estado (Todos, Conciliada, Con diferencia, Diferencia aprobada, Anulada), Cuenta (Todas o una cuenta), Abono desde y Abono hasta.

Columnas

Columna	Qué muestra
Cuenta / lote	Cuenta bancaria; debajo «Tarjeta» o «Billetera» · operador · lote.
Periodo	Rango de fechas de los vouchers y, debajo, la fecha del abono.
Abonado	Monto abonado y, debajo, «Dif. S/ …» (resaltada si no es cero).
Estado	Estado y quién concilió.

Acciones: Aprobar diferencia (solo en «Con diferencia») y Anular (en cualquiera que no esté anulada). Si no hay resultados: «No hay conciliaciones con esos filtros.».

Registrar una conciliación (asistente de 3 pasos)

1. Pulsa «Nueva conciliación»
   Se abre el asistente Nueva conciliación.
2. Paso 1 · Filtros
   Elige Cuenta bancaria, Tipo («Tarjeta (lote del datáfono)» o «Billetera (Yape/Plin)»), y si quieres Operador (opcional) y Lote (opcional); indica Desde y Hasta (fechas de los vouchers). Pulsa Buscar vouchers.
3. Paso 2 · Vouchers
   Aparecen los vouchers pendientes (fecha, lote/operación, monto y comisión), todos marcados. Desmarca los que no entran en este abono. Abajo ves Vouchers, Bruto, Comisión esperada y Neto esperado. Pulsa Continuar.
4. Paso 3 · Abono
   Escribe la Fecha del abono, el Monto abonado (S/) que figura en el estado de cuenta y, si lo tienes, el Nro. de operación del abono (opcional). «La comisión y la diferencia las recalcula el servidor.».
5. Pulsa «Registrar conciliación»
   Verás «Conciliación registrada.» o, si la diferencia supera la tolerancia, «Conciliación registrada con diferencia: requiere aprobación.».

Al registrar, el sistema: marca los vouchers como conciliados (no se pueden volver a conciliar), registra en la cuenta un egreso Comisión de tarjeta por la comisión esperada y, si la diferencia está dentro de la tolerancia y no es cero, un Ajuste de conciliación.

Aprobar una diferencia

1. Pulsa «Aprobar diferencia»
   En una conciliación Con diferencia. El texto dice: «Se registrará un ajuste por S/ …. Indica el motivo (lo aprueba una persona distinta de quien concilió).».
2. Escribe el motivo
   10 a 200 caracteres, por ejemplo «Niubiz cobró comisión adicional por tarjeta extranjera».
3. Pulsa «Aprobar»
   Verás «Diferencia aprobada.». Queda Diferencia aprobada y se registra el Ajuste de conciliación.

Anular una conciliación

1. Pulsa «Anular»
   «Se registrarán contramovimientos y los vouchers volverán a quedar pendientes. Indica el motivo.».
2. Escribe el motivo y pulsa «Anular»
   Verás «Conciliación anulada.». La comisión y el ajuste se revierten en el libro y los vouchers se pueden volver a conciliar.

Pestaña «Extractos de billetera»

Sirve para emparejar automáticamente un extracto de Yape/Plin (CSV) con los cobros pendientes de la cuenta.

1. Elige la cuenta
   Cuenta bancaria a la que llegan los abonos de la billetera.
2. Indica cómo se llaman las columnas
   Columna de fecha, Columna de monto y Columna de nro. de operación (por defecto fecha, monto, nro_operacion). Puedes escribir el nombre de la cabecera o su posición (1, 2, 3…).
3. Elige el archivo
   CSV de hasta 2 MB y 5,000 líneas, separado por coma o punto y coma, con montos con punto decimal.
4. Pulsa «Importar y emparejar»
   Verás «Extracto procesado.» y tres contadores: Emparejados, Sin emparejar y Duplicados, con las listas «Sin emparejar (revisar)» y «Duplicados (ignorados)».

• El emparejamiento es por nro. de operación y monto iguales.
• Esta pestaña solo empareja y muestra el resultado: el archivo no se guarda. Para dejar registrada la conciliación usa Nueva conciliación con el tipo Billetera (Yape/Plin).
• Si el archivo tiene errores verás «El archivo tiene errores; corrígelos y vuelve a subirlo:» con la lista por línea.

Campos

Asistente

Campo	¿Obligatorio?	Descripción
Cuenta bancariaLista	Sí	Cuenta activa donde llegó el abono.
TipoLista	Sí	Tarjeta (lote del datáfono) o Billetera (Yape/Plin). Billetera incluye también las transferencias.
Operador (opcional)Texto	No	Por ejemplo «Niubiz». Hasta 40 caracteres.
Lote (opcional)Texto	No	Número de lote del datáfono.
Desde / HastaFecha	Sí	Rango de fechas de los vouchers. «Hasta» no puede ser anterior a «Desde».
Fecha del abonoFecha	Sí	Fecha en que el banco abonó.
Monto abonado (S/)S/	Sí	Lo que figura en el estado de cuenta.
Nro. de operación del abono (opcional)Texto	No	Letras, números y guiones, máximo 30.

Reglas

• Un voucher solo puede estar en una conciliación vigente; un lote con conciliación vigente en la cuenta no se vuelve a conciliar.
• Una conciliación es de una sola estación y una sola cuenta.
• Un voucher revertido no se concilia.
• Segregación: quien registró la conciliación no puede aprobar su propia diferencia.
• El libro nunca se edita: anular registra reversiones.
• Para que aparezcan vouchers, el medio de pago debe tener elegida su Cuenta bancaria donde se abona (se asigna al editar el medio en Medios de pago).

Mensajes de error frecuentes y qué hacer

Mensaje	Por qué pasa	Qué hacer
«Elige la cuenta bancaria del abono.»	Paso 1 sin cuenta.	Elige la cuenta.
«Indica el rango de fechas de los vouchers.»	Falta Desde o Hasta.	Complétalos.
«No hay vouchers pendientes con esos filtros.»	No hay cobros por conciliar en ese rango, cuenta u operador.	Amplía el rango o revisa la cuenta del medio de pago.
«Marca al menos un voucher.»	Desmarcaste todos.	Marca los que entran en el abono.
«Alguno de los vouchers ya fue conciliado por otra persona. Vuelve a buscar la propuesta.»	Otro usuario concilió a la vez.	Vuelve a Buscar vouchers.
«Alguno de los vouchers fue revertido en caja. Vuelve a buscar la propuesta.»	Se anuló una venta.	Vuelve a buscar.
«Ese lote ya tiene una conciliación activa para esta cuenta.»	Lote ya conciliado.	Revisa el listado; anula la anterior si estaba mal.
«No puedes aprobar una diferencia que conciliaste tú: debe hacerlo otra persona.»	Segregación.	Que apruebe otra persona con el permiso.
«La conciliación ya no está con diferencia pendiente. Recarga el listado.»	Ya fue aprobada o anulada.	Recarga.
«Completa el nombre de las tres columnas.»	Mapeo incompleto del extracto.	Escribe las tres columnas.
«El extracto debe ser un archivo .csv.» / «El extracto no puede superar 2 MB.»	Archivo inválido.	Exporta el extracto a CSV y, si es grande, divídelo.

Ajustes relacionados

• Tolerancia de la conciliación de tarjetas (S/): de 0.00 a 10.00, por empresa o estación.

Relación con otros módulos

• Medios de pago: comisión y operador de cada medio.
• Cuentas bancarias.
• Reportes de tesorería: Comisiones de tarjetas y billeteras y Pendientes de conciliar (antigüedad).

Ejemplo

Lote 000123 de Niubiz del 05/10: 12 vouchers por S/ 1,850.00 con comisión de 3.50 % → comisión esperada S/ 64.75, neto esperado S/ 1,785.25. El 07/10 el BCP abona S/ 1,780.25: diferencia S/ -5.00. Con tolerancia S/ 0.00 queda Con diferencia. La administradora revisa el estado de cuenta, ve un cargo extra de Niubiz y aprueba la diferencia con el motivo «cargo por tarjeta extranjera en voucher 4587».