Cuentas por cobrar y cobranzas

Para qué sirve

En la pestaña Cuentas por cobrar ves cada factura a crédito pendiente de pago, cuándo vence y cuánto falta cobrar. Desde ahí registras lo que el cliente te paga. En la pestaña Cobranzas ves todos los cobros registrados y puedes anular uno que se registró mal.

Dónde está

Menú:Finanzas›Cobranzas/cobranzas

Pestañas Cuentas por cobrar (se abre por defecto) y Cobranzas.

Quién puede

• Ver: Permisocobranzas.ver
• Registrar cobranza / Cobrar: Permisocobranzas.registrar
• Anular: Permisocobranzas.anular

Pestaña «Cuentas por cobrar»

Filtros

Filtro	Uso
Estado	Todos los estados, Pendiente, Parcial, Pagada o Anulada.
Vence desde / Vence hasta	Rango de fechas de vencimiento.
Buscar	Razón social o nombre del cliente, su RUC/DNI, o la serie-número de la factura (por ejemplo F001-1520).

La lista se ordena por vencimiento (las más antiguas primero). Sin resultados verás "Sin cuentas por cobrar con esos filtros.".

Columnas

Columna	Qué muestra
Cliente / comprobante	Nombre del cliente y, debajo, el tipo y número de la factura (por ejemplo Factura F001-1520).
Emisión	Fecha de emisión de la factura.
Vence	Fecha de vencimiento; si está abierta y vencida, una etiqueta roja "N d vencida".
Monto	Monto de la cuenta (total + percepción). Si tiene notas de crédito, debajo "NC S/ …".
Saldo	Lo que falta cobrar.
Estado	Pendiente, Parcial, Pagada o Anulada.

Acción por fila: Cobrar (solo en cuentas Pendiente o Parcial y con permiso de registrar). Abre el modal de cobranza con el cliente ya elegido.

Paso a paso

Registrar una cobranza

1. Abre el modal
   Pulsa Registrar cobranza (arriba a la derecha de la pestaña) o Cobrar en la fila de una factura. Se abre Registrar cobranza.
2. Elige el cliente
   Si entraste por Registrar cobranza, búscalo en Buscar cliente por nombre o documento…. Se cargan sus cuentas abiertas en Aplicación a cuentas por cobrar.
3. Completa el pago
   Fecha, Monto recibido (S/) y Medio de pago.
4. Elige el origen del dinero
   En Caja o banco: Mi caja operativa (efectivo) o Cuenta bancaria. Con cuenta bancaria, elige la Cuenta bancaria y escribe el Nro. de operación.
5. Retención (solo agentes)
   Si el cliente es agente de retención aparecen Retención (S/) y Comprobante de retención. Complétalos si te entregó el comprobante.
6. Revisa la aplicación
   El sistema reparte automáticamente lo recibido + la retención entre las facturas, de la que vence primero a la última, sin pasar el saldo de cada una. Puedes cambiar los montos a mano en la columna Aplicar (S/).
7. Verifica que cuadre
   Debajo verás "Aplicado S/ X de S/ Y (recibido + retención)": en verde si cuadra, en amarillo si no.
8. Adjunta el voucher (opcional)
   En Voucher (opcional) sube la foto o PDF de la transferencia (PDF, JPG o PNG, hasta 5 MB).
9. Pulsa «Registrar cobranza»
   Verás "Cobranza registrada.". Los saldos se actualizan, el dinero entra a tu caja operativa o al banco y, si el cliente estaba bloqueado por mora y ya no tiene deuda fuera de plazo, se desbloquea solo.

:::tip Aplicación automática y manual Mientras no toques la columna Aplicar (S/), cada cambio del monto recibido o de la retención vuelve a repartir automáticamente. Si editas un monto a mano, el sistema respeta tu reparto y solo te avisa si no cuadra. :::

:::info Envío seguro ante cortes Si se cae la conexión o el servidor no responde, vuelve a pulsar Registrar cobranza: el reintento usa la misma clave y no se duplica el cobro. Un doble toque también se ignora. :::

Anular una cobranza

1. Abre la pestaña «Cobranzas»
   Busca el cobro (por cliente, documento o número de operación).
2. Pulsa «Anular»
   Solo aparece en cobranzas Registrada y con permiso de anular. Se abre Anular cobranza con el texto "Se registrará un contramovimiento y se restituirán los saldos. Indica el motivo.".
3. Escribe el motivo
   Entre 10 y 200 caracteres.
4. Pulsa «Anular»
   Verás "Cobranza anulada.".

Al anular: la cobranza pasa a Anulada (no se borra), las facturas recuperan su saldo, se registra un contramovimiento que saca el dinero de la caja o la cuenta donde entró, y queda un evento crítico en la auditoría.

:::danger No se puede deshacer Una cobranza anulada no se reactiva. Si se anuló por error, registra una cobranza nueva. :::

Campos

Modal «Registrar cobranza»

Campo	¿Obligatorio?	Descripción
ClienteBuscador	Sí	Fijo si entraste con Cobrar.
FechaFecha	Sí	Por defecto hoy. Es la fecha que se usa en el estado de cuenta.
Monto recibido (S/)S/	Sí	Lo que realmente recibes (el neto, sin la retención). Mayor que cero, hasta 2 decimales.
Medio de pagoLista	Sí	Medios de pago activos. Los de clase crédito o anticipo se rechazan.
Caja o bancoLista	Sí	Mi caja operativa (efectivo) (solo si tienes la caja operativa abierta) o Cuenta bancaria (por defecto). El efectivo va a la caja; los demás medios, al banco.
Cuenta bancariaLista	Sí	Solo con Cuenta bancaria.
Nro. de operaciónTexto	Sí	Solo con Cuenta bancaria. Máximo 30 caracteres.
Retención (S/)S/	No	Solo para agentes de retención.
Comprobante de retenciónTexto	No	Obligatorio si pones retención. Máximo 20 caracteres.
Aplicar (S/)S/	Sí	Uno por factura abierta (columnas Comprobante, Vence con etiqueta Vencida, Saldo, Aplicar (S/)). Cada monto entre 0 y el saldo; la suma = recibido + retención.
Voucher (opcional)Archivo	No	PDF, JPG o PNG de hasta 5 MB.

Modal «Anular cobranza»

Campo	¿Obligatorio?	Descripción
MotivoTexto	Sí	Entre 10 y 200 caracteres.

Pestaña «Cobranzas»: columnas

Columna	Qué muestra
Fecha	Fecha de la cobranza.
Cliente	Nombre o razón social.
Medio	Medio de pago.
Operación	Nro. de operación (si fue por banco).
Recibido	Monto recibido.
Retención	Monto retenido o —.
Estado	Registrada o Anulada.

Se ordena de la más reciente a la más antigua. Sin datos: "Aún no hay cobranzas registradas.".

Reglas de la retención

• Solo se acepta si el cliente está marcado como agente de retención.
• Exige el número del comprobante de retención.
• Las facturas a las que se aplica deben sumar más que el umbral (S/ 700.00 de fábrica).
• El monto debe coincidir (con 1 céntimo de tolerancia) con el porcentaje del ajuste (3 % de fábrica) aplicado sobre lo que se aplica a las facturas (recibido + retención). Si no, verás "La retención sugerida es S/ …".

Otras reglas

• Todas las facturas aplicadas deben ser del mismo cliente y estar Pendiente o Parcial.
• Ninguna aplicación puede superar el saldo de su factura. Si mientras tenías el modal abierto otra persona cobró la misma factura, el sistema recarga las cuentas y te pide revisar.
• Si la empresa usa percepción al cobrar, el comprobante de percepción se emite al registrar la cobranza.
• Una nota de crédito sobre una factura reduce su saldo; si la nota supera el saldo, primero hay que anular cobranzas.
• No se puede anular (dar de baja) una factura a crédito que tiene cobranzas vigentes: primero se anulan las cobranzas.

Mensajes de error frecuentes y qué hacer

Mensaje	Por qué pasa	Qué hacer
"Elige el cliente."	No elegiste cliente.	Búscalo y selecciónalo.
"El cliente no tiene cuentas por cobrar abiertas."	No tiene facturas pendientes.	Si es prepago, usa la pestaña Anticipos.
"Ingresa un monto válido (máx. 2 decimales)." / "El monto debe ser mayor que cero."	Monto recibido inválido.	Corrígelo.
"Aplica el pago al menos a un documento."	Ninguna factura tiene monto.	Pon el monto en Aplicar (S/).
"Un monto aplicado supera el saldo del documento."	Aplicaste más que el saldo.	Baja ese monto.
"La suma aplicada (S/ X) debe ser igual al monto del pago (S/ Y)."	No cuadra la aplicación con recibido + retención.	Ajusta los montos.
"Solo se registra retención a clientes que son agentes de retención."	Pusiste retención a un cliente que no es agente.	Deja la retención vacía o corrige el cliente.
"Indica el número del comprobante de retención."	Falta el comprobante.	Escríbelo.
"Los comprobantes no superan el umbral de retención."	Las facturas suman S/ 700.00 o menos.	No corresponde retención.
"La retención sugerida es S/ …"	El monto retenido no corresponde al porcentaje.	Revisa el comprobante del cliente.
"El saldo de una cuenta cambió. Se recargaron las cuentas: revisa la aplicación."	Otra persona cobró una de esas facturas.	Revisa y vuelve a registrar.
"Una de las cuentas ya no está abierta. Se recargaron las cuentas."	Una factura se pagó o anuló.	Revisa la aplicación.
"Abre tu caja operativa para mover efectivo. Los pagos por cuenta bancaria siguen disponibles."	Elegiste efectivo sin caja operativa abierta.	Abre tu caja en Mi caja operativa o usa cuenta bancaria.
"Tu caja operativa está cerrada. Ábrela en "Mi caja operativa" o usa una cuenta bancaria."	La caja se cerró mientras registrabas.	Ábrela o usa banco.
"El efectivo se registra en tu caja operativa." / "Solo el efectivo se registra en caja."	El medio de pago y el origen no coinciden.	Efectivo → caja; otros medios → cuenta bancaria.
"El medio de pago no aplica a cobros."	Elegiste un medio de clase crédito o anticipo, o inactivo.	Elige otro medio.
"Selecciona una estación activa: el movimiento se registra en ella."	No tienes estación activa.	Elige una estación en la barra superior.
"El motivo debe tener al menos 10 caracteres."	Motivo de anulación corto.	Explica mejor.
"La cobranza ya estaba anulada."	Otra persona la anuló antes.	Recarga la lista.
"No se pudo guardar. Reintenta: no se duplicará."	Error de red o del servidor.	Vuelve a pulsar el botón.

Relación con otros módulos

• Créditos y flotas: cobrar libera el disponible del cliente.
• Mora, bloqueo y alertas: el desbloqueo automático tras cobrar.
• Mi caja operativa: la caja operativa y el libro de movimientos (ingreso cobranza).

Ejemplo

Inversiones Ruta Norte S.A.C. (no es agente de retención) debe F001-2001 (S/ 2,400.00, vencida) y F001-2050 (S/ 1,800.00, por vencer). Te paga S/ 3,000.00 en efectivo. Con tu caja operativa abierta eliges Mi caja operativa (efectivo); la aplicación automática pone S/ 2,400.00 a F001-2001 (queda Pagada) y S/ 600.00 a F001-2050 (queda Parcial con saldo S/ 1,200.00). Tu caja operativa sube S/ 3,000.00.