Configurar una estación desde cero

Esta guía es para el administrador. Al terminarla, tu estación estará lista para abrir el primer turno y vender. Puedes hacerlo con el asistente o pantalla por pantalla.

La forma más fácil: el asistente

Menú:Configuración›Configuración inicial/asistente

Necesitas Permisoasistente.usar (rol Administrador). Después de ingresar, si la configuración está pendiente, el sistema te lleva solo al asistente (una vez por sesión) y el tablero muestra el aviso Completa la configuración inicial con Continuar configuración.

El asistente — «Sigue los pasos para dejar tu primera estación lista para vender.» — tiene siete pasos:

Paso	Qué haces	¿Obligatorio?
1. Datos de la empresa	Razón social, dirección fiscal y, recomendado, Nubefact.	Sí (Nubefact opcional)
2. Primera estación	Registrar la estación y elegirla en Estación a configurar › Usar esta estación.	Sí
3. Tanques y aforo	Al menos un tanque, cada uno con su tabla de aforo.	Sí
4. Islas, surtidores y mangueras	Al menos una manguera operativa.	Sí
5. Precios	Precio vigente para cada producto de la playa.	Sí
6. Playeros con PIN	Al menos un usuario con PIN, asignado a la estación, con rol que pueda entrar al POS.	Sí
7. Primer turno	Abrir primer turno.	Opcional

Cada paso muestra Completo, Pendiente u Opcional. Usa Anterior y Siguiente para moverte y Configurar después si quieres seguir otro día. Finalizar se habilita cuando todos los obligatorios están completos; verás «¡Configuración completa!» con el mapa de tu playa.

Paso a paso, pantalla por pantalla

El orden importa: el tanque necesita producto, la manguera necesita tanque y el precio se pide para los productos que tienen manguera.

1. Mi empresa

Menú:Configuración›Mi empresa/mi-empresa

• Datos generales: Razón social (obligatoria), nombre comercial, contacto, Ubigeo y logo (PNG o JPG, máx. 1 MB). El RUC no se edita aquí. Pulsa Guardar datos.
• Tributario: IGV (%) (18), Moneda, Zona horaria y, si SUNAT te designó, Agente de percepción.
• Venta y ticket: redondeos y Pie de ticket.
• Facturación electrónica: URL de Nubefact, Token y Modo (Demo o Producción). Solo la ve quien tiene Permisoempresa.editar_facturacion.

:::tip Empieza en Demo Prueba en Demo hasta confirmar que todo sale bien. Para pasar a Producción necesitas URL y token configurados. :::

2. Estación

Menú:Configuración›Estaciones/estaciones

Pulsa Nueva estación y llena Código (por ejemplo E01), Nombre, Tipo de establecimiento (Osinergmin), N.º registro de hidrocarburos, Dirección y Ubigeo (obligatorios). Opcionales: Código SCOP, Código de anexo SUNAT (4 dígitos, por defecto 0000), Bandera, Teléfono, Opera 24 h y Responsable. Pulsa Crear estación. La Zona Amazonía se deduce del ubigeo.

3. Productos

Menú:Configuración›Productos/productos

Pulsa Nuevo producto. Para un combustible elige Tipo «Combustible líquido» (o «GLP vehicular»), Nombre («Diésel B5 S-50»), Nombre corto (POS) (máx. 12, por ejemplo DB5), Unidad «Galones (GAL)» y Afectación IGV «Gravado (10)». El combustible líquido viene con Sujeto a percepción y Placa obligatoria en factura activados. Elige un Color para reconocerlo en el POS.

4. Tanques y tabla de aforo

Menú:Configuración›Tanques/tanques

1. Pulsa «Nuevo tanque»

   Llena Estación, Código (T1), Producto y Capacidad nominal en galones. Si dejas vacía la Capacidad operativa, se toma el 95 % de la nominal. Registra Diámetro (cm) y Largo (cm) si los tienes. Pulsa Crear tanque.

2. Carga la tabla de aforo

   En la fila del tanque pulsa Aforo y documentos. En Subir certificado arrastra el Excel o CSV del certificado de calibración (dos columnas: altura en cm y volumen en galones; máx. 1 MB). Si no lo tienes, usa Tabla aproximada › Calcular tabla aproximada con el diámetro y el largo.

3. Revisa y pulsa «Usar esta tabla»

   Verás la vista previa. Al confirmar: «Tabla de aforo reemplazada.».

:::warning Sin tabla de aforo no hay varillaje «Sin ella no se puede registrar el varillaje ni calcular el stock real.» La tabla aproximada sirve para empezar, pero reemplázala por el certificado oficial en cuanto lo tengas. :::

5. Playa

Menú:Configuración›Playa/playa

1. Agrega las islas
   Pulsa Agregar isla e indica el Número (y un nombre si quieres).
2. Agrega los surtidores

   En cada isla pulsa + Surtidor: Código (S1), Tipo (Líquidos, GLP o GNV), Lados (1 o 2), y opcionalmente marca, modelo y número de serie.

3. Agrega las mangueras

   En cada Lado A / Lado B pulsa + Manguera: Posición, Producto, Tanque que la abastece y, en Contómetro y lecturas de instalación, los Dígitos del contómetro y las lecturas actuales Electrónico (gal), Electrónico (S/) y Mecánico (gal). Esas lecturas son el punto de partida del primer turno.

:::info Cambiar el tanque o el producto de una manguera Usa Reasignar tanque/producto con un motivo. Solo se puede sin turno abierto. :::

6. Precios

Menú:Configuración›Precios/precios

En Precios vigentes pulsa Cambiar precios, escribe el Precio nuevo (S/ por unidad) de cada producto (hasta 4 decimales, por ejemplo 16.4900) y pulsa Aplicar ahora. Verás «Precio actualizado.». Recuerda reportar cada cambio a Osinergmin (pestaña Reportes Osinergmin).

7. Terminales POS

Menú:Configuración›Terminales POS/terminales

Pulsa Nuevo terminal: Nombre («Isla 1»), Tipo «POS de isla», Impresora y Ancho de papel. Luego, desde el equipo de la isla (iniciando sesión en el panel con tu usuario), pulsa Enrolar este dispositivo. Con Impresora configuras la impresora del ticket y pruebas con Imprimir página de prueba.

8. Series de comprobantes

Menú:Configuración›Series de comprobantes/series

La serie de ticket de cada terminal se crea sola, pero las de boleta y factura las creas tú: «Aún no hay series. Crea la de boleta (B001) y factura (F001) de cada terminal.». Pulsa Nueva serie, elige Estación, Terminal (vacío = toda la estación), Tipo de comprobante y la Serie de 4 caracteres (B001, F001). Marca Predeterminada para el tipo en esta estación/terminal. Para notas de crédito crea series que empiecen con la misma letra (BC01, FC01).

Si vas a emitir guías de remisión, crea también una serie de tipo Guía de remisión remitente (empieza con T, por ejemplo T001) para la estación, sin terminal y marcada como Predeterminada: las guías usan la serie predeterminada de la estación.

9. Personal y usuarios con PIN

1. Cargos
   En Configuración › Cargos crea el cargo «Playero» con Es playero (asignable a turnos) activado.
2. Personal
   En Configuración › Personal registra a cada trabajador con su DNI, cargo y Estación base.
3. Usuarios

   En Configuración › Usuarios pulsa Nuevo usuario, elige el Rol «Playero» y marca la estación en Estaciones permitidas. Luego usa Vincular ficha de personal y Establecer PIN (4 a 6 dígitos, sin repetidos como 1111 ni secuencias como 1234).

10. Ajustes y primer turno

Revisa en Configuración › Ajustes avanzados la Plantilla de turnos (horas de inicio), las tolerancias y el Límite de efectivo en isla. Después abre el primer turno: ver Abrir y cerrar un turno.

Lista de verificación final

• Empresa con razón social, dirección y Nubefact.
• Estación con registro de hidrocarburos y ubigeo.
• Cada tanque con su tabla de aforo.
• Cada manguera operativa con tanque, producto y contómetro inicial.
• Precio vigente para cada combustible.
• Terminal POS enrolado con impresora probada.
• Series B001 y F001 activas y predeterminadas.
• Playeros con usuario, PIN, estación y ficha de personal.
• Medios de pago revisados en Configuración › Medios de pago.

Mensajes frecuentes

Mensaje	Qué hacer
«Ya existe una estación con ese código.»	Usa otro código o restaura la estación dada de baja.
«Has alcanzado el límite de estaciones de tu plan.»	Consulta el plan de tu empresa.
«Solo combustibles líquidos o GLP vehicular se almacenan en tanque.»	Revisa el tipo del producto.
«El tanque almacena otro producto.»	Elige un tanque del mismo producto que la manguera.
«Alcanzaste el límite de mangueras de tu plan. Mejora tu plan para agregar más.»	Consulta el plan.
«La serie tiene 4 caracteres: una letra y 3 letras o dígitos (p. ej. B001).»	Corrige la serie.
«Para pasar a producción configura primero la URL y el token de Nubefact.»	Completa la pestaña Facturación electrónica.

Capítulos relacionados: Configuración: Estaciones, Tanques, Playa y Precios.