Registrar una compra de combustible

Esta guía es para quien recibe el combustible en la estación (rol Almacén, administrador de estación o administrador). Cubre todo el ciclo: el pedido, la llegada de la cisterna, la medición antes y después de descargar y el cierre del código SCOP en Osinergmin.

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Antes de empezar

• Permisos: Permisocompras.crear para registrar, Permisocompras.recibir para la descarga, Permisocompras.cerrar_scop para cerrar el SCOP y Permisocompras.anular para anular.
• El proveedor debe estar registrado en Configuración › Proveedores, activo y de tipo Combustible o GLP, con su Código SCOP.
• Los tanques deben tener su tabla de aforo (sin ella no se puede convertir la altura medida en galones).

Estados en pantalla: Pedida En tránsito

Recibida Anulada

Paso 1: registrar la orden

1. Pulsa «Nueva orden»
   Se abre Nueva orden de compra. El número (OC-000001…) lo pone el sistema.
2. Elige el proveedor

   En Proveedor de combustible busca por razón social o RUC. Si no existe, pulsa Nuevo proveedor.

3. Llena los datos del pedido

   Estación, Fecha del pedido, Condición (Contado o Crédito) y una Observación opcional.

4. Agrega un ítem por tanque

   Pulsa Agregar tanque, elige el Tanque (el producto sale del tanque), los Galones y el Costo unitario sin IGV. Verás el Subtotal y el Total estimado sin IGV. Si el pedido no cabe, aparece «Capacidad libre insuficiente» (es solo un aviso).

5. Pulsa «Registrar orden»
   Verás «Orden de compra registrada.». La orden queda Pedida.

Paso 2: marcar en tránsito

Cuando la planta despacha, en la fila de la orden elige En tránsito, escribe el Código de autorización SCOP (6 a 30 caracteres alfanuméricos) y confirma: «Compra en tránsito.».

Paso 3: iniciar la descarga (varillaje antes)

Cuando la cisterna llega y antes de descargar:

1. Pulsa «Iniciar descarga»
   Se abre Iniciar descarga · SCOP … con cada tanque y su Facturado X gal.
2. Mide el tanque con la varilla
   Escribe la Altura antes (cm).
3. Anota los contómetros

   Escribe la lectura de cada manguera que sale de ese tanque. Así el sistema sabe cuánto se vendió mientras se descargaba.

4. Pulsa «Registrar inicio»
   Verás «Inicio de descarga registrado.».

Paso 4: recepción (varillaje después)

1. Pulsa «Recepción»
   Se abre Recepción · SCOP ….
2. Llena los documentos de la cisterna

   Guía de remisión del remitente, Placa de la cisterna, Conductor (mínimo 3 caracteres), Factura serie y Factura número son obligatorios. Opcionales: Guía del transportista, Percepción sufrida (S/) y su comprobante.

3. Mide después de descargar
   Escribe la Altura después (cm) y los contómetros. Si mediste agua o temperatura, anótalas en Agua (cm) y Temperatura (°C) (opcionales; el agua debe ser menor que la altura de producto y la temperatura de −10 a 60 °C).
4. Revisa la vista previa

   Por tanque verás Recibidos y Diferencia frente a lo facturado. Si la diferencia supera la tolerancia, escribe la Observación de la diferencia (obligatoria) para el reclamo al proveedor.

5. Pulsa «Confirmar recepción»

   Se muestra Compra recibida · SCOP …: «Recepción conforme» si todo está dentro de lo permitido, o «N tanques quedaron fuera de tolerancia».

Cómo calcula el sistema los galones recibidos:

recibidos = volumen después − volumen antes + vendido durante la descarga

diferencia = recibidos − facturado

La tolerancia se define en Ajustes avanzados › Tolerancia de descarga (%) (por defecto 0.30 %, se puede fijar por estación); la vista previa ya usa la tolerancia de la estación de la compra.

Al confirmar la recepción, el sistema:

• Sube el stock del tanque en el kardex y recalcula su costo promedio.
• Si registraste la factura, crea la cuenta por pagar al proveedor (al contado vence el mismo día; al crédito, según los días de crédito del proveedor). Desde la fila puedes ir a Pagar al proveedor.
• Deja pendiente el cierre del SCOP en los reportes de Osinergmin.

Paso 5: cerrar el SCOP

Después de cerrar la orden en el sistema SCOP de Osinergmin, en la fila pulsa Cerrar SCOP y Confirmar cierre: «Orden cerrada en el SCOP.». Mientras no lo hagas, la columna SCOP muestra SCOP sin cerrar y el sistema envía la notificación «Orden SCOP sin cerrar». El plazo se configura en Plazo para registrar el cierre SCOP (horas) (24 por defecto). Usa el filtro Solo SCOP sin cerrar para encontrarlas.

Ejemplo

Pedido de 5,000.000 gal de Diésel B5 S-50 al tanque T1 a S/ 12.8000 sin IGV: subtotal S/ 64,000.00. Antes de descargar, la varilla marca 80 cm (equivale a 2,100.000 gal según el aforo). Durante la descarga se venden 35.000 gal. Después marca 182 cm (7,080.000 gal). Recibidos = 7,080.000 − 2,100.000 + 35.000 = 5,015.000 gal; diferencia = 5,015.000 − 5,000.000 = +15.000 gal (0.30 %), justo en el límite de tolerancia.

Mensajes frecuentes

Mensaje	Qué hacer
«El proveedor debe estar activo y ser de combustible o GLP.»	Revisa el tipo y estado del proveedor.
«El código SCOP ya está registrado en otra compra vigente de la empresa.»	Verifica el código; no puede repetirse.
«Registre primero el inicio de descarga (varillaje antes).»	Haz el paso 3 antes de la recepción.
«Tanque T1: la diferencia está fuera de tolerancia, escriba la observación.»	Escribe la observación de la diferencia.
«La lectura final de la manguera N es menor que la inicial: confirme la vuelta de contador o corrija la digitación.»	Revisa el contómetro.
«No se puede anular: la descarga ya se inició.»	Una compra con descarga iniciada ya no se anula.

Capítulo relacionado: Compras de combustible.