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Glosario

Términos que vas a encontrar en el sistema y en este manual, de la A a la Z. Para una explicación más amplia de los principales, ve a Conceptos clave.

A​

  • Afectación IGV: cómo se trata el IGV de un producto: Gravado (10), Exonerado (20) o Inafecto (30).
  • Aforo (tabla de): tabla que convierte la altura medida con la varilla (cm) en galones para un tanque concreto.
  • Agente de estación: programa instalado en la estación que se conecta con el controlador de los surtidores y envía al sistema los despachos medidos.
  • Agente de percepción: empresa designada por SUNAT para cobrar percepción del IGV a sus clientes.
  • Ajustes avanzados: parámetros del funcionamiento del grifo (tolerancias, POS, turnos, caja…), por empresa o por estación.
  • Anticipo: dinero que un cliente prepago deja a cuenta para consumir después.
  • Anulación: dejar sin efecto una venta o un comprobante. Nunca se borra: queda registrada con su motivo.
  • Aprobado: estado final de un turno cuyo cierre ya fue aprobado (en el sistema, «liquidado»).
  • Arqueo: conteo del efectivo de una caja comparado con el saldo del sistema.
  • Asignación: qué vendedor atiende qué manguera en un turno.
  • Asistente: la Configuración inicial, que guía paso a paso para dejar lista la primera estación.
  • Auditoría: bitácora de quién hizo qué y cuándo, con el antes y el después.

B​

  • Balón de GLP: producto de gas envasado (10 o 45 kg) que se vende en el market, con o sin canje del balón vacío.
  • Bandeja de errores: pestaña de Comprobantes con los rechazados por SUNAT y los que tuvieron error de envío.
  • Bandera: marca comercial de la estación (Primax, Repsol, Petroperú, PECSA, Independiente…).
  • Billetera digital: medio de pago como Yape o Plin.
  • Boleta: comprobante electrónico para consumidores finales (serie que empieza con B).
  • Bloqueo por inactividad: el POS se bloquea solo tras unos minutos sin uso (2 por defecto) y se vuelve a abrir con el PIN.

C​

  • Caja operativa: caja del cajero (nivel 2) que recibe las entregas de los vendedores y desde la que se pagan gastos y se deposita.
  • Caja recaudadora: caja de cada vendedor (nivel 1), una por día y estación; solo cobra.
  • Calibración: despacho no comercial para calibrar el surtidor; el combustible vuelve al tanque.
  • Canje: cambiar una boleta por una factura, o un grupo de notas de despacho por una factura; también, cambiar puntos por premios.
  • CDR: Constancia de Recepción de SUNAT que acredita la aceptación de un comprobante.
  • Cierre de turno: proceso de lecturas finales, declaraciones, cuadre y aprobación.
  • Clientes varios: cliente genérico para ventas sin identificar.
  • Comprobante electrónico: boleta, factura o nota enviada a SUNAT por medio de Nubefact.
  • Conciliación: cruzar lo cobrado con tarjeta o billetera contra lo que abonó el banco u operador.
  • Conflicto offline: venta hecha sin conexión que al sincronizar no pudo registrarse tal cual y debe resolverse.
  • Consumo interno: combustible usado por la propia empresa (vehículos propios); es un despacho no comercial.
  • Contingencia: periodo en que el sistema o la conexión están caídos; las ventas se registran luego.
  • Contómetro: contador acumulado de una manguera (electrónico en galones y en soles, y mecánico en galones).
  • Corte por cambio de precio: lectura de contómetro que se toma cuando cambia el precio en pleno turno.
  • Correlativo: número consecutivo de un comprobante dentro de su serie; nunca se salta ni se reutiliza.
  • Cuadre: comparación de galones (contómetro contra ventas) y de dinero (esperado contra declarado).
  • Cuenta por pagar: deuda con un proveedor, por ejemplo la factura de una compra de combustible.

D​

  • Declaración: conteo del dinero que hace el vendedor al cerrar su turno, sin ver el monto esperado.
  • Demo / Producción: modos de Nubefact. En Demo los comprobantes son de prueba y llevan la marca DEMO.
  • Derrame: despacho no comercial por combustible perdido.
  • Despacho no comercial: combustible que sale de la manguera sin venta (serafín, calibración, consumo interno, muestra o derrame).
  • Detracción: porcentaje que se deposita en la cuenta de detracciones del proveedor en ciertos gastos.
  • Doble firma: regla por la que toda entrega de dinero queda pendiente hasta que quien recibe la confirma.

E​

  • Enrolar: vincular un equipo físico a un terminal POS para que pueda usarse como punto de venta.
  • Entrega (sangría): dinero que el vendedor pasa de su caja recaudadora a una caja operativa.
  • Estación: cada grifo o local de la empresa.
  • Estación activa: la estación con la que trabajas en este momento.

F​

  • Factura: comprobante electrónico para clientes con RUC (serie que empieza con F).
  • Faltante: diferencia en contra (falta dinero o falta combustible).
  • Fecha operativa: día de trabajo al que pertenece un turno: el día en que empieza.
  • Fidelización: programa de puntos para clientes.
  • Flota: vehículos y choferes autorizados de un cliente con crédito.
  • Fondo de cambio (sencillo): efectivo con el que el vendedor abre su caja para dar vuelto; vuelve con él al cerrar.

G​

  • Galón: unidad de venta de combustibles líquidos y GLP vehicular (el sistema usa 3 decimales).
  • GLP: gas licuado de petróleo, vehicular (en galones) o en balones.
  • GNV: gas natural vehicular, se vende en metros cúbicos (m³).
  • Guía de remisión (GRE): documento electrónico que sustenta un traslado de bienes.

I​

  • IGV: Impuesto General a las Ventas (18 %).
  • INACAL: Instituto Nacional de Calidad; la verificación metrológica de los surtidores.
  • Inoperativa: manguera o surtidor fuera de servicio; arrastra su última lectura y no se asigna.
  • Isla: plataforma donde se instalan los surtidores.

K​

  • Kardex: registro de entradas y salidas con su saldo, por tanque o producto.

L​

  • Lado: cada cara del surtidor (A o B).
  • Lectura: valor del contómetro registrado en un momento del turno (inicial, corte, relevo o final).
  • Línea de crédito: límite de crédito de un cliente.
  • Lleno: venta de tanque lleno en el POS; el monto se ingresa al terminar el despacho.

M​

  • Manguera: boquilla que despacha un producto desde un tanque; se identifica por su posición (P1, P2…).
  • Market: tienda de la estación (productos, lubricantes, balones).
  • Medio de pago: forma de cobro (efectivo, tarjeta, billetera digital, transferencia, crédito, anticipo).
  • Muestra: despacho no comercial para tomar una muestra del combustible.

N​

  • Nota de crédito: comprobante que reduce o anula una factura o boleta aceptada.
  • Nota de débito: comprobante que aumenta el valor de una factura o boleta (intereses, penalidades…).
  • Nota de despacho: documento interno de una venta al crédito, que luego se canjea por factura.
  • Nubefact: proveedor de servicios electrónicos que envía los comprobantes a SUNAT.

O​

  • Offline: sin conexión a internet; el POS puede vender así si el terminal está habilitado.
  • Op. gravada: valor de la venta sin IGV.
  • Osinergmin: organismo que fiscaliza a los grifos y estaciones de servicio.

P​

  • Parte diario: resumen de un día operativo de la estación (ventas por producto, medio de pago, turno y diferencias).
  • Percepción: adelanto del IGV que cobra un agente de percepción.
  • PIN: clave numérica personal (4 a 6 dígitos) para ingresar al POS.
  • Plan: los módulos que tu empresa contrató; define qué opciones existen.
  • Plantilla de turnos: horas de inicio de los turnos de la estación (por ejemplo 06:00, 14:00 y 22:00).
  • Playa: zona de despacho de la estación (islas, surtidores, mangueras).
  • Playero: vendedor que despacha en la isla.
  • POS: punto de venta; en el grifo, la pantalla táctil de la isla.
  • PSE: proveedor de servicios electrónicos (en este sistema, Nubefact).

R​

  • Relevo: cambio del vendedor de una o más mangueras a mitad del turno.
  • Registro de hidrocarburos: inscripción de la estación ante Osinergmin.
  • RIC: Registro de Inventario de Combustibles.
  • Rol: conjunto de permisos que define qué puede hacer un usuario.
  • RUC no habido: RUC sin domicilio fiscal ubicado por SUNAT; la factura no sustenta crédito fiscal.
  • RVIE / RCE: registros de ventas e ingresos y de compras electrónicos del SIRE.

S​

  • SCOP: Sistema de Control de Órdenes de Pedido de Osinergmin; cada compra de combustible tiene su código SCOP.
  • Segregación de funciones: regla que impide que la misma persona haga y apruebe una operación (por ejemplo, vender y aprobar su propio turno).
  • Serafín: recipiente patrón para la prueba de medida del surtidor; el combustible vuelve al tanque.
  • Serie: código de 4 caracteres de un tipo de comprobante (B001, F001, BC01…).
  • SIRE: Sistema Integrado de Registros Electrónicos de SUNAT.
  • Sobrante: diferencia a favor (sobra dinero o combustible).
  • Stock teórico / real: lo que debería haber en un tanque según el kardex / lo que se mide con varillaje.
  • SUNAT: Superintendencia Nacional de Aduanas y de Administración Tributaria.
  • Surtidor: equipo que despacha combustible, con uno o dos lados.

T​

  • Tanque: depósito de combustible de un solo producto.
  • Terminal: equipo registrado para el POS (POS de isla, POS de market, Caja, Oficina).
  • Ticket: comprobante interno no electrónico del POS (serie que empieza con T).
  • Tolerancia: diferencia máxima aceptada sin tratamiento (por manguera, de dinero, de descarga…).
  • Traspaso: paso de dinero entre dos cajas operativas.
  • Tratamiento: decisión sobre una diferencia de galones fuera de tolerancia (faltante del vendedor o justificado).
  • Turno: periodo de trabajo de la playa con sus lecturas, ventas y cuadre.

V​

  • Vale: documento con el que un cliente de crédito puede despachar.
  • Varillaje: medición con varilla de la altura de combustible y agua en un tanque.
  • Vuelta de contador: cuando el contómetro llega a su máximo y vuelve a cero.