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Conceptos clave

Para qué sirve​

Antes de usar el sistema conviene entender cómo nombra cada cosa. Esta página explica los conceptos con los que vas a trabajar todos los días, con ejemplos de un grifo peruano. Para una lista alfabética corta, ve al Glosario.

Empresa y estación​

  • Empresa: Tu razón social con su RUC. Es el nivel más alto: usuarios, roles, productos, clientes, proveedores y series pertenecen a la empresa. Nadie de otra empresa puede ver tus datos. Se configura en Configuración › Mi empresa.

  • Estación: Cada grifo o local de la empresa (por ejemplo «E01 · Los Olivos»). Tiene su código, su tipo de establecimiento para Osinergmin (Grifo, Estación de servicio, Gasocentro GLP, Estación GNV, Grifo rural, Grifo flotante o Consumidor directo), su N.º registro de hidrocarburos, su ubigeo y, opcionalmente, su código de anexo SUNAT y su bandera (Primax, Repsol, Petroperú…).

  • Estación activa: La estación con la que estás trabajando ahora. Turnos, POS, tanques, playa, precios, cajas e inventario siempre se refieren a la estación activa. La cambias al pie del menú lateral.

  • Estaciones asignadas: Las estaciones a las que tiene acceso cada usuario. Si intentas ver algo de una estación que no tienes asignada, el sistema responde como si no existiera.

La playa​

La playa es la zona de despacho. El sistema la organiza así:

  • Isla: La plataforma donde se instalan los surtidores. Se identifica con un número.

  • Surtidor: El equipo que despacha (la "máquina"). Tiene un código (S1), un tipo (Líquidos, GLP o GNV), uno o dos lados, marca (Gilbarco, Wayne, Tokheim, Bennett…), modelo y número de serie. Puede estar Operativo, en Mantenimiento o Inoperativo.

  • Lado: Cada cara del surtidor (Lado A y Lado B), donde se estaciona un vehículo.

  • Manguera: La boquilla con la que se despacha un producto desde un tanque. Tiene una posición (P1, P2…), su producto, su tanque y su contómetro. Puede estar Operativa o Inoperativa. En el POS el playero toca la manguera para vender.

  • Contómetro: El contador acumulado de la manguera. El sistema registra tres lecturas: Electrónico (gal), Electrónico (S/) y Mecánico (gal) (totalizador mecánico). Los galones despachados en un turno son la lectura final menos la inicial. Cada contómetro tiene un número de dígitos: cuando llega al máximo vuelve a cero (vuelta de contador).

Tanques e inventario​

  • Tanque: Depósito de combustible de la estación (T1, T2…), de un solo producto, con su capacidad nominal y capacidad operativa en galones.

  • Tabla de aforo: La tabla que convierte la altura del combustible medida con la varilla (en cm) en galones. Viene del certificado de calibración del tanque o se calcula de forma aproximada con su diámetro y largo. Sin ella no se puede registrar el varillaje.

  • Varillaje: Medir con la varilla la altura de combustible (y de agua) del tanque. Con la tabla de aforo se obtiene el stock real, que se compara con el stock teórico (lo que debería haber según compras y ventas).

  • Kardex: El registro de entradas y salidas de cada tanque o producto, con su saldo. No se borra ni se edita: las correcciones se hacen con nuevos movimientos.

  • RIC: Registro de Inventario de Combustibles que exige Osinergmin. Se arma en Operación › Inventario (RIC).

Turno y cuadre​

  • Turno: El periodo de trabajo de la playa (por ejemplo de 06:00 a 14:00). Las horas salen de la Plantilla de turnos y cada turno pertenece a una fecha operativa. Solo puede haber un turno abierto por estación.

  • Fecha operativa: El día de trabajo al que pertenece un turno o una caja. Un turno de noche que termina a las 06:00 sigue perteneciendo a la fecha operativa en que empezó. Por ejemplo, con turnos de 06:00, 14:00 y 22:00, una venta a las 02:30 del 24/10 pertenece al turno 3 del 23/10.

  • Asignación: Qué vendedor atiende qué manguera en el turno. La hace el jefe de playa al abrir el turno; si cambia a mitad de turno, se registra un relevo.

  • Lecturas: Las lecturas del contómetro que se registran en el turno: Inicial, Corte por cambio de precio, Relevo de vendedor y Final.

  • Despacho no comercial: Combustible que sale sin venta: Serafín (prueba de medida) y Calibración (vuelven al tanque), Consumo interno, Muestra y Derrame.

  • Cuadre: La comparación de lo que marcó el contómetro con lo vendido (cuadre de galones por manguera) y de lo que cada vendedor debía tener con lo que declaró (cuadre de dinero). Las diferencias pequeñas dentro de la tolerancia se aceptan; las demás se tratan (faltante del vendedor o justificado).

  • Declaración: El conteo de dinero que hace el vendedor al cerrar el turno (Cuadrar mi turno): cuenta su efectivo y marca sus vouchers sin ver el monto esperado.

  • Aprobar cierre: El último paso del turno. Un turno aprobado (estado Aprobado) queda cerrado definitivamente.

Cajas y dinero​

El sistema maneja el dinero en dos niveles de caja:

  • Caja recaudadora (nivel 1): La caja de cada vendedor, una por día y estación. Se abre en el POS declarando el sencillo (fondo de cambio), recibe los cobros y solo cobra: no paga gastos. El vendedor entrega dinero durante el día y, al terminar, la cierra entregando todo menos su sencillo. Sin caja abierta no se puede vender.

  • Caja operativa (nivel 2): La caja del cajero (o administrador), una por persona y estación. Recibe las entregas de los vendedores, traspasos de otras cajas y las cobranzas en efectivo; de ella salen egresos (gastos y adelantos), depósitos al banco y pagos a proveedores. Se cierra con arqueo y su saldo pasa a la siguiente apertura.

  • Entrega (sangría): Dinero que el vendedor pasa de su caja recaudadora a una caja operativa. Queda por confirmar hasta que el dueño de la caja que recibe lo cuenta y lo confirma (doble firma).

  • Arqueo: Contar el efectivo de una caja y compararlo con lo que dice el sistema.

  • Faltante / sobrante: La diferencia entre lo esperado y lo declarado o contado. Los faltantes de un vendedor se descuentan o se condonan según la Política de faltantes.

Medios de pago​

Cada medio de pago tiene una clase: Efectivo, Tarjeta, Billetera digital (Yape, Plin), Transferencia, Crédito o Anticipo. Solo el efectivo afecta la caja del vendedor. Las tarjetas y billeteras pueden pedir el número de operación y se concilian después con lo que abona el banco u operador.

Comprobantes y SUNAT​

  • Comprobante: El documento que se entrega al cliente. En el POS: Ticket, Boleta o Factura. Además existen la Nota de crédito y la Nota de débito (para corregir o anular comprobantes aceptados). La boleta y la factura son comprobantes electrónicos que se envían a SUNAT.

  • Serie y correlativo: Cada comprobante tiene una serie de 4 caracteres (F001 para facturas, B001 para boletas, FC01/BC01 para notas) y un número correlativo. El correlativo lo asigna el sistema y nunca se salta ni se reutiliza. Las series se configuran por estación y, si quieres, por terminal.

  • SUNAT: La Superintendencia Nacional de Aduanas y de Administración Tributaria. Recibe los comprobantes electrónicos y responde si los acepta o rechaza.

  • Nubefact: El proveedor de servicios electrónicos (PSE) a través del cual el sistema envía los comprobantes a SUNAT. Se configura en Mi empresa › Facturación electrónica con su URL y token, en modo Demo o Producción.

  • CDR: La Constancia de Recepción de SUNAT, que confirma que el comprobante fue aceptado. Se descarga junto con el PDF y el XML.

  • Contingencia: Cuando se cae el sistema o la conexión: las ventas se hacen en un formato manual (o sin conexión en el POS, si el terminal está habilitado) y luego se registran en el sistema.

  • Percepción: Un adelanto del IGV que cobran los agentes designados por SUNAT. El sistema la calcula si tu empresa es agente de percepción y emite el comprobante de percepción.

  • SIRE (RVIE / RCE): El Sistema Integrado de Registros Electrónicos de SUNAT: RVIE es el registro de ventas e ingresos y RCE el de compras. En el sistema generas el registro del periodo, importas la propuesta de SUNAT, revisas discrepancias y lo aceptas.

  • Guía de remisión (GRE): El documento electrónico que sustenta el traslado de bienes, por ejemplo combustible entre estaciones.

Osinergmin​

  • Osinergmin: El Organismo Supervisor de la Inversión en Energía y Minería, que fiscaliza a los grifos. El sistema te ayuda con sus obligaciones en Operación › Reportes Osinergmin y en Precios › Reportes Osinergmin (cada cambio de precio se reporta en su sistema Facilito).

  • SCOP: El Sistema de Control de Órdenes de Pedido de Osinergmin. Cada compra de combustible tiene un código de autorización SCOP y, después de recibirla, hay que cerrar la orden en el SCOP.

  • Registro de hidrocarburos: El número de inscripción de la estación en el registro de hidrocarburos de Osinergmin. Es obligatorio para crear la estación.

  • INACAL / verificación: La verificación metrológica de los surtidores. Cada surtidor tiene su Ficha y documentos con la pestaña Verificación INACAL.

POS y terminales​

  • POS de isla: La pantalla táctil de venta del playero. Solo funciona en un terminal enrolado.

  • Terminal: Un equipo registrado en Terminales POS (tipos: POS de isla, POS de market, Caja, Oficina). Enrolar es vincular ese equipo físico al terminal; revocar lo desvincula.

  • PIN: Clave numérica de 4 a 6 dígitos con la que el vendedor ingresa al POS. Es del usuario, no del terminal.

  • Venta sin conexión (offline): Si se cae internet y el terminal está habilitado, el POS puede cobrar en efectivo y enviar las ventas a SUNAT al reconectar. Las que no cuadran van a Conflictos offline.

Clientes y crédito​

  • Clientes varios: El cliente genérico para ventas sin identificar.

  • Línea de crédito y flota: Un cliente con crédito tiene un límite y, opcionalmente, una flota de vehículos y choferes autorizados. En el POS se vende al crédito identificando la placa, el QR del vehículo o un vale.

  • Nota de despacho: El documento interno que se emite al vender al crédito; luego se canjea por la factura del periodo.

  • Fidelización: Programa de puntos: el cliente acumula puntos al comprar y los canjea por premios.

Relación con otros módulos​