Notas de despacho y su canje

Para qué sirve

Las empresas con flotas (transportistas, mineras, constructoras) cargan combustible varias veces al día y prefieren una sola factura por semana, quincena o mes. Para eso existe la nota de despacho: cada carga a crédito se registra con un documento interno (no va a SUNAT) que el chofer firma, y al cierre del periodo las notas pendientes se canjean por una factura a crédito consolidada.

Dónde está

Menú:Comprobantes›Notas de despacho/notas-despacho

Título: Notas de despacho · Despachos a crédito pendientes de facturar: agrúpalos por cliente y canjéalos por una factura.

Quién puede

Acción	Permiso
Ver notas, la bandeja por canjear y reimprimir	Permisonotas_despacho.ver
Canjear notas por factura	Permisonotas_despacho.canjear
Anular una nota no facturada	Permisonotas_despacho.anular

Bajo impersonación no se canjean ni se anulan notas.

Conceptos

Modalidad de facturación del cliente

La línea de crédito de cada cliente define cómo se le factura (ver Configuración):

• Por despacho (modalidad A, por defecto): cada carga a crédito sale con su factura al momento. No genera notas de despacho.
• Diaria, Semanal, Quincenal o Mensual (modalidad B, consolidada): cada carga sale con una nota de despacho y se factura al cierre del ciclo.

:::warning Requiere aprobación La modalidad consolidada solo puede asignarse si está activo el ajuste Permitir facturación consolidada (notas de despacho) (desactivado por defecto, hasta validarlo con tu contador). :::

La nota de despacho

• Se emite en el POS al vender a crédito a un cliente en modalidad consolidada.
• Usa la serie ND01 de la estación (creada automáticamente) y su número sigue la misma regla de nunca saltarse ni repetirse. Código: ND01-123.
• No va a SUNAT (su estado SUNAT es No aplica). En el ticket impreso figura Documento interno — no es comprobante de pago con cliente, placa, chofer, odómetro, vale, galones, precio pactado, total, línea de crédito disponible y espacio para la firma.
• Consume la línea de crédito del cliente desde que se emite.

Estados de la nota

Estado	Significado
Pendiente	Aún no facturada. Se puede canjear o anular.
Facturada	Ya canjeada: debajo se ve la factura que la incluye.
Anulada	Anulada antes de facturarse.

Ciclo y rango sugerido

El ciclo del cliente solo sugiere el rango de fechas a facturar (el canje siempre lo haces tú):

Ciclo	Rango sugerido
Diaria	El día anterior.
Semanal	Lunes a domingo de la semana anterior.
Quincenal	Del 1 al 15 o del 16 a fin de mes (la última quincena cerrada).
Mensual	El mes anterior completo.

Cuando la nota pendiente más antigua de un cliente ya cayó en un ciclo cerrado, el ciclo figura Vencido y cada día a las 07:00 el sistema envía una notificación (por cliente y ciclo) a los usuarios que pueden canjear.

Pestaña «Por canjear»

Un cliente por fila con sus notas pendientes.

Columna	Contenido
Cliente	Razón social.
Ciclo	Diaria, Semanal, Quincenal o Mensual.
Notas	Cantidad de notas pendientes.
Total	Suma de las notas pendientes.
Más antigua	Fecha de la nota pendiente más antigua.
Rango sugerido	Rango del ciclo y la marca Vencido si corresponde facturar.

Acción Ver notas: abre la pestaña Notas filtrada por ese cliente, en estado Pendiente y con el rango sugerido.

Pestaña «Notas»

Filtros: Estado (por defecto Pendiente), Desde, Hasta, Placa y, si vienes desde Por canjear, el filtro del cliente (con una x para quitarlo).

Columna	Contenido
(casilla)	Selección para canjear (solo notas pendientes).
Nota	Código ND01-123.
Fecha	Fecha del despacho.
Cliente	Cliente de la nota.
Placa	Placa del vehículo.
Galones	Galones despachados.
Total	Importe.
Estado	Pendiente, Facturada (con la factura) o Anulada.

Acciones: Reimprimir (ticket 80 mm) y Anular (solo pendientes).

Paso a paso

Canjear notas por una factura

1. Abre «Por canjear»
   Ubica al cliente (los que dicen Vencido van primero en tu rutina).
2. Pulsa «Ver notas»
   Verás sus notas pendientes del rango sugerido.
3. Selecciona las notas
   Marca las casillas. Solo se pueden mezclar notas del mismo cliente (Solo se canjean notas de un mismo cliente.). La barra muestra N nota(s) seleccionada(s) · S/ total.
4. Pulsa «Canjear seleccionadas»
   Se abre Canjear notas por factura con la previsualización.
5. Elige la agrupación
   Una línea por producto (recomendado) o Una línea por nota de despacho.
6. Revisa la previsualización
   Cantidad de notas, placa, días de crédito, ciclo sugerido, líneas (Descripción, Cantidad, Precio, Total) y totales Op. gravadas, IGV, Total factura y, si aplica, Percepción.
7. Pulsa «Emitir factura»
   Verás Factura F001-95 emitida por S/ …. Las notas pasan a Facturada.

Reglas del canje:

• Las notas deben ser de la estación activa (la factura sale con la serie de esa estación).
• Entre 1 y 300 notas por canje (ajuste Máximo de notas por canje).
• La factura sale a crédito, con una cuota que vence a la fecha de emisión + los días de crédito de la línea del cliente.
• El total de la factura es la suma exacta de las notas: nunca se recalcula galones × precio, así no aparecen diferencias de céntimos.
• Si dos personas canjean a la vez notas en común, solo una lo consigue; a la otra le aparece Estas notas ya no están pendientes: ….
• Si tu empresa es agente de percepción y el cliente está sujeto, la factura lleva su percepción (y si nunca se confirmó la condición del cliente, se pide primero).

Anular una nota de despacho

1. Pulsa «Anular» en la nota pendiente
   Se abre Anular nota de despacho con el aviso Los galones ya despachados quedan en el cuadre del turno.
2. Escribe el motivo
   De 10 a 200 caracteres.
3. Indica qué pasó con el vale físico
   El chofer devolvió el vale (queda disponible) o El vale se destruyó (queda anulado).
4. Pulsa «Anular nota»
   Verás Nota ND01-123 anulada. Se libera el consumo de la línea de crédito y, si el turno ya estaba cerrado, se recalcula su cuadre.

:::danger Notas facturadas o de turnos aprobados Una nota ya facturada no se anula: se corrige con una nota de crédito sobre la factura. Tampoco se anula si el cierre de su turno ya fue aprobado (cuadre inmutable). :::

Campos

Campo	¿Obligatorio?	Descripción
AgrupaciónLista	Sí	Una línea por producto (suma galones e importes por combustible) o una línea por nota (descripción con producto, placa, número de nota y fecha).
Motivo (anulación)Texto	Sí	10 a 200 caracteres.
Vale físico (anulación)Lista	Sí	Disponible o anulado.

Ejemplo

Transportes Andinos SAC (ciclo semanal, 30 días de crédito) cargó Diésel B5 a precio pactado S/ 15.49 la semana pasada:

Nota	Galones	Total
ND01-201	10.000	S/ 154.90
ND01-205	12.345	S/ 191.22

Con Una línea por producto: una línea Diésel B5 de 22.345 gal, total S/ 346.12 (154.90 + 191.22), precio informativo S/ 15.4898. Op. gravadas S/ 293.32 + IGV S/ 52.80 = S/ 346.12. La factura F001-95 vence a los 30 días.

Mensajes de error frecuentes y qué hacer

Mensaje	Por qué pasa	Qué hacer
"Estas notas ya no están pendientes: …. Actualiza la selección."	Alguien las canjeó o anuló.	Recarga y vuelve a seleccionar.
"El cliente factura por despacho: no tiene notas que canjear."	El cliente está en modalidad A.	Nada que canjear.
"La nota ya fue facturada: corrígela con una nota de crédito sobre la factura."	Intentas anular una nota facturada.	Emite una NC sobre la factura.
"La nota ya está anulada."	Ya fue anulada.	Nada.
"El cierre del turno de la nota ya se aprobó: no se puede anular."	Turno con cierre aprobado.	Corrige con canje + nota de crédito.
"Confirma la condición de percepción del cliente antes de facturar."	Primera factura a ese RUC con percepción.	Confirma la condición del cliente (ver Percepciones).
"La estación no tiene serie de factura activa."	Falta la serie F de la estación.	Créala en Series de comprobantes.
"La nota … es de otra estación: canjea desde su estación."	Notas de otra estación.	Cambia la estación activa.
"Selecciona entre 1 y 300 notas."	Demasiadas notas.	Canjea en dos partes.
"El motivo debe tener entre 10 y 200 caracteres."	Motivo de anulación corto.	Explica mejor.

Ajustes relacionados

Ajuste (nombre visible)	Por defecto
Permitir facturación consolidada (notas de despacho)	No
Serie predeterminada de notas de despacho	ND01
Máximo de notas por canje	300

Relación con otros módulos

• Créditos y flotas: líneas de crédito, flotas y vales.
• Turnos: las notas cuentan en el cuadre de galones del turno.
• Percepciones del IGV.
• Pantalla de comprobantes: la factura de canje y su estado SUNAT.